Pflegezeit geht nicht nur durch Personalmangel verloren

Nichts davon ist ein außergewöhnlicher Fehler. Genau darin liegt das Problem.

Kleine Unterbrechungen, Suchwege, Rückfragen, Wartezeiten und unnötige Doppelarbeit summieren sich. Was für den einzelnen Vorgang kaum ins Gewicht fällt, kann sich über einen gesamten Dienst zu erheblichen Zeitfressern entwickeln.

Angesichts des anhaltenden Personalmangels wird in Kliniken vor allem eine Frage diskutiert: Wie viele Mitarbeitende benötigen wir, um die Versorgung sicherzustellen? Aus Sicht des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) sollte eine zweite Frage stärker in den Mittelpunkt rücken:

Wie gut unterstützt der bestehende Arbeitsablauf die Menschen, die bereits da sind?

„Wenn Pflegekräfte immer wieder Zeit durch unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren verlieren, ist das nicht allein ein Personalproblem“, erklärt Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG). „Es ist auch eine Frage der Gestaltung von Arbeitsabläufen.“

Dabei geht es nicht darum, Pflegekräfte zu mehr Leistung anzuhalten. Im Gegenteil: Es geht darum, unnötige Belastungen aus dem Arbeitsprozess herauszunehmen und mehr Zeit für die eigentliche pflegerische Arbeit zu schaffen.

Dafür müssen die Abläufe zunächst sichtbar werden. Wo entstehen im Stationsalltag regelmäßig Unterbrechungen? Wo fehlen Informationen? Welche Wege sind unnötig? Wo wird etwas doppelt dokumentiert oder mehrfach nachgefragt? Und welche Zeitverluste sind inzwischen so selbstverständlich, dass sie niemand mehr als Problem wahrnimmt?

Gerade diese unscheinbaren Reibungsverluste sind für Kliniken relevant. Denn wenn ein unnötiger Weg oder eine kurze Unterbrechung nicht einmal, sondern dutzende Male am Tag auftritt, betrifft das nicht mehr nur einzelne Minuten. Über viele Mitarbeitende, Schichten und Stationen hinweg kann daraus ein erheblicher Ressourcenverbrauch entstehen.

Workflow-Management setzt deshalb bei der Frage an, wie Arbeit tatsächlich abläuft. Ziel ist es, Prozesse aus Sicht der beteiligten Mitarbeitenden transparent zu machen, unnötige Tätigkeiten zu erkennen und Arbeitsabläufe gezielt zu verbessern.

Für Pflegedirektionen eröffnet sich damit eine zusätzliche Perspektive auf den Personalmangel: Nicht nur die vorhandene Personaldecke entscheidet darüber, wie viel Zeit für Patienten zur Verfügung steht. Auch die Qualität der Prozesse bestimmt, wie viel der vorhandenen Arbeitszeit tatsächlich bei den Patienten ankommt.

Das IWiG plädiert dafür, diesen Aspekt stärker in die Diskussion um Personalgewinnung, Personalbindung und Arbeitsbedingungen in Kliniken einzubeziehen. Denn bevor zusätzliche Ressourcen gefordert werden, lohnt sich ein genauer Blick auf die Arbeit selbst:

Wo geht Pflegezeit heute verloren – und was davon lässt sich durch bessere Prozesse zurückgewinnen?

IWiG gehört zu Deutschlands Top-Innovationschampions 2025 aus Forschung, Entwicklung und Wissenschaft gemäß der FOCUS-Business-Bestenliste des Verlags Hubert Burda Media.“

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Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) beschäftigt sich mit der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Gesundheitswesen. Ziel ist es, durch innovative Methoden und Technologien die Effizienz und Qualität medizinischer und administrativer Abläufe nachhaltig zu verbessern.