Neue Fallstudie deckt auf wie Gutachter, Experten und Sachverständige von einer digitalisierten Datenerhebung und Verarbeitung profitieren können

Sie kennen das bestimmt, wenn Sie regelmäßig Gutachten, hochwertige Berichte oder Dokumentationen für Ihre Kunden erstellen müssen und dies bisher auf papierbasierte, manuelle Art und Weise erledigen. 

Die aufwendige Vor- und Nachbearbeitung der erforderlichen Dokumente, (Bild)Dokumentationen und qualitativ hochwertiger Berichte kosten Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter regelmäßig sehr viele Arbeitsstunden. 

Das Problem: Zu viele manuelle Teilarbeitsschritte und Medienbrüche

Mit Excel oder der Verwaltungssoftware werden aus vorbereiteten Kopiervorlagen die erforderlichen Tabellenblätter zur Befüllung der Erhebungsbögen erstellt, danach befüllt und gedruckt.

Die Daten bei der Erhebung werden handschriftlich in die Erhebungsbögen eingetragen und anschließend im Büro in Excel oder die Verwaltungssoftware übertragen. Daraus werden die diversen Kunden-Dokumente mittels Word. Auch die vor Ort gemachten und abgelegten Fotos werden manuell in das Word-Dokument einkopiert.

Insgesamt ist sehr viel manuelle Arbeit nötig, um qualitativ gute und einheitliche Dokumente zu erstellen. Alle in Excel erfassten Daten und die daraus erzeugten Dokumente müssen außerdem im Dateiverzeichnis korrekt, nach Hausverwaltungen und Objekten aufgeteilt, abgelegt werden.

Die Lösung! Digitale Datenerhebung und Verarbeitung bis hin zum (fast) papierlosen Büro 

Für alle benötigten Kunden-Dokumente wird der Inhalt (Inhaltsverzeichnis, Texte, Datenelemente, Anlagen, Bilder etc.) und die zur Befüllung notwendigen Formulare im iDocproPortal als „Muster“ hinterlegt.

Mit den per iDocproApp erhobenen Daten können so schnell und einfach Kunden- Dokumente generiert werden.

Qualitativ sehr hochwertige Dokumente, die einheitlich und fehlerfrei aufbereitet sind.

Hier liegt auch die größte Zeitersparnis, denn Dokumente entstehen jetzt auf Knopfdruck, direkt nach der Kontrolle der Daten.

Das spart etwa 90% der Zeit ein, die bisher für die Dokumenterstellung aufgewendet werden musste.

Die aufwendige manuelle Datenerfassung, die mühselige Datenablage der Bilder und Dokumente in Verzeichnisse und die zeitintensive Dokumenterstellung entfallen jetzt vollständig.

Über alle Prozesse ergibt das eine Zeitersparnis von mehr als 50%. Dazu kommen noch die Einsparungen im Bereich Schriftwechsel durch die flexible Nutzung von Textbausteinen und durch die direkte Verknüpfung der Dokumente mit dem jeweiligen Objekt und damit auch zur jeweiligen Hausverwaltung.

“Heute schon der Gutachter, Experte, Sachverständige von Morgen sein”

Mit 7 Fragen ermitteln Gutachter, Experten und Sachverständige, ob sich eine neue Software, die Büro und Außeneinsatz integriert, lohnt. Selbst wenn man schon “teilweise digital” arbeitet, bedeutet das nicht unbedingt auch effizient zu sein. 

Bei unseren Kunden stellen sich immer wieder diese 7 Aspekte heraus, die durch Digitalisierung (und der richtigen Software) erheblich einfacher und schneller gemacht werden können.

  1. Wo haben wir in unseren Arbeitsabläufen Medienbrüche?
    Papierdokumente, eMails, Fotos, PDF, unterschiedliche Software Systeme, …
  2. Wie viel Aufwand kostet uns die Nacharbeit der Medienbrüche?
    Scan, Ablage, Fragen/ Unklarheiten, Fehler, manuelle Datenübertragung
  3. Wo haben wir Aufwand beim Zugriff auf Informationen und wie viel?
    Papierdokumente, eMails, Fotos, PDF, unterschiedliche Software Systeme
  4. Wie viel Zeit + Aufwand (Nettoarbeitszeit) kostet uns die Einsatzvorbereitung?
    Arbeitsmittel, Unterlagen, Fahrtzeiten, Wartezeiten, Dokumentation
  5. Wie lange dauert es, bis wir Aufträge/ Einsätze abrechnen können?
    Zeit für: Berichte, Zeitnachweise, Dokumentationen, Informationen sammeln
  6. Wieviel Aufwand kosten uns Auftrags Abschlussarbeiten?
    Berichte, Zeitnachweise, Dokumentationen, Informationen sammeln
  7. Wie gut ist unsere Kontrolle der Auftragsabwicklung ?
    Aktualität, Genauigkeit, Zeit + Aufwand zur Statusermittlung


Welche Erfolge werden durch die Digitalisierung erzielt?
 
Das lässt sich am Besten anhand eines realen Beispiels erläutern:

Eines unserer erfolgreichsten Fallbeispiele, eine Expertin im Immobilienbereich, erstellt regelmäßig Gutachten für weit über 1000 Objekte.

Die aufwendige und manuelle Vor- und Nachbearbeitung der erforderlichen Dokumente, Bilddokumentation und qualitativ hochwertigen Berichte kosten die drei Mitarbeiter regelmäßig sehr viele Stunden Arbeitszeit.

Deshalb möchte sie gerne ihre Prozesse optimieren und stellt ihr System auf die Software von iDocpro um.

Durch die nun digitalen Prozesse und die neue, massive Zeitersparnis werden so viele Kapazitäten frei, sodass sie ihren Umsatz bereits nach kurzer Zeit verdreifacht.

Auch die Qualität der von ihren Kunden geforderten Dokumentationen verbessert sich durch das neue digitale System maßgeblich. Das wirkt sich für unsere Kundin positiv auf das Gewinnen neuer Aufträge aus.

Langzeitresultate durch die iDocpro Lösung:

  • Freie Kapazitäten durch Zeitersparnis dank digitaler Prozesse
  • Qualitätssteigerung der Dokumente, die an den Kunden übergeben werden
  • Mehr Geschäft durch gestiegene Qualität und mehr Effizienz

Die iDocpro Lösung unterstützt Gutachter, Experten und Sachverständige, indem sie die Arbeitsabläufe im Außeneinsatz, bei Begehungen und im Büro auf einfache und effiziente Weise integriert und automatisiert.

iDocpro ist leicht zu erlernen und zu bedienen – was Ihnen und Ihren Teammitgliedern ermöglicht, sich auf die Bereitstellung eines exzellenten Kundendienstes zu konzentrieren, anstatt administrative Aufgaben zu erledigen, die durch den Einsatz von Technologie viel schneller erledigt werden können.

iDocpro erleben. digital – clever – gemacht

Gutachter, Experten und Sachverständige werden anhand der 7 Fragen schnell bemerken, dass sich eine ganzheitliche Digitalisierung für sie durchaus lohnen kann. 

Wir bieten all denjenigen die Ihr Unternehmen durch weitere Schritte bei der Digitalisierung noch erfolgreicher machen wollen, die Chance eine kostenlose LIVE DEMO zu vereinbaren. Wir zeigen Ihnen im Detail die iDocpro Lösung und die vielen Vorteile die eine Digitalisierung Ihnen bringen kann.

Schreiben Sie uns an: sales@idocpro.de
oder rufen Sie uns an: +49 6102 86885 0

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iDocpro.de GmbH
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Ansprechpartner:
Christoph Hübner
Kundenberater
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