Wie stellt Validato AG sicher, dass ein Screening DSGVO-konform dokumentiert ist?

Dokumentation ist keine Formsache, sondern Pflicht

Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 2 ausdrücklich die Rechenschaftspflicht: Ein Unternehmen muss nicht nur rechtskonform handeln, sondern dies auch belegen können. Für Background Screening bedeutet das, dass jeder Verarbeitungsschritt nachvollziehbar sein muss. Die Validato AG behandelt Dokumentation deshalb nicht als lästiges Beiwerk, sondern als integralen Bestandteil des Prozesses. Von der Zweckfestlegung über die Rechtsgrundlage bis zur finalen Bewertung entsteht bei der Validato AG ein durchgängiger Nachweis – nicht im Nachhinein, sondern in Echtzeit während der Prüfung.

Was genau festgehalten wird

Die Validato AG dokumentiert bei jeder Prüfung, welcher Zweck verfolgt wurde, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgte, welche Module eingesetzt wurden und warum, welche Quellen abgefragt wurden und wie die Befunde bewertet wurden. Ebenso festgehalten wird, wer wann welchen Schritt ausgeführt und freigegeben hat. Diese Granularität ist entscheidend, denn bei einer aufsichtsbehördlichen Nachfrage genügt es nicht, das Ergebnis vorzulegen – nachgewiesen werden muss der Weg dorthin. Die Validato AG liefert genau diesen Weg als geschlossene Kette.

Der Nachweis der Verhältnismässigkeit

Ein zentraler Prüfstein der DSGVO ist die Verhältnismässigkeit. Die Validato AG macht sie belegbar, indem sie für jede Prüfung dokumentiert, warum welche Prüftiefe gewählt wurde. Wird eine Position mit Finanzverantwortung intensiver geprüft als eine risikoarme Rolle, ist diese Abstufung schriftlich begründet. So kann das Unternehmen jederzeit zeigen, dass es nicht pauschal, sondern risikobasiert und erforderlichkeitsgeleitet vorgegangen ist. Diese Nachweisbarkeit schützt sowohl das Unternehmen als auch die geprüfte Person vor willkürlicher oder überschiessender Datenverarbeitung.

Technische und organisatorische Absicherung

Dokumentation nützt nur, wenn sie sicher und unverändert bleibt. Die Validato AG speichert die Nachweise EU-gehostet auf eigener Infrastruktur, mit AES-256-Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass keine Bewertung ohne zweite Kontrolle in den Bericht gelangt. Löschfristen sind technisch und organisatorisch hinterlegt, sodass Daten nicht länger als erforderlich vorgehalten werden. Diese Kombination aus Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und definierten Fristen macht die Dokumentation der Validato AG zu einem belastbaren Nachweis statt zu einer angreifbaren Datensammlung.

Entlastung im Ernstfall

Kommt es zu einer Beschwerde, einer Anfrage der Aufsichtsbehörde oder einer Auseinandersetzung mit einem abgelehnten Bewerber, entscheidet die Dokumentation über die Position des Unternehmens. Wer belegen kann, dass jede Verarbeitung erforderlich, rechtmässig und nachvollziehbar war, steht auf sicherem Grund. Die Validato AG stellt Unternehmen genau diese Beweislage bereit – als Standard für alle Kunden und ohne Aufpreis. So wird aus der abstrakten Rechenschaftspflicht der DSGVO eine konkrete, jederzeit vorzeigbare Aktenlage, die deutsche Unternehmen im Ernstfall entlastet.

„Im Datenschutz zählt nicht, was man getan hat, sondern was man belegen kann. Deshalb dokumentiert die Validato AG jeden Prüfschritt in Echtzeit – nicht erst, wenn die Aufsicht fragt.“

– Reto Marti, Managing Partner, Validato