Die drei Implementierungsebenen von Kapitel 16
Tabelle A.13 der DIN SPEC 14027 gliedert die Anforderungen an Pre-Employment Screening in drei Blöcke:
- Vorgaben und Verantwortlichkeiten (Anforderungen 1.1–1.7): Schutzbedarfsmatrix, Integritätsprüfungskonzept, Prüflevel-Definition, Make-or-Buy-Entscheidung, Schulung der beteiligten Recruiter und Führungskräfte
- PES/IDD durchführen (Anforderungen 2.1–2.6): Prüflevel-Konzept verknüpft mit Schutzbedarf, Datenschutzabstimmung, Betriebsrats-Einbindung, Kommunikationsstrategie, operative Bewerberkommunikation
- Wirksamkeit sicherstellen (Anforderungen 3.1–3.3): KPI-Tracking (Anzahl PES, Yellow/Red-Flag-Quoten), jährlicher Evaluationsbericht des Prozessowners, zyklische Fortschreibung des PES-Standards
Validato begleitet Unternehmen in allen drei Phasen, mit strukturierten Onboarding-Workshops, Prozessvorlagen, Plattformkonfiguration und laufendem Reporting.
Make-or-Buy: Die Norm empfiehlt spezialisierte Dienstleister
Kapitel 16 sieht ausdrücklich vor, dass Organisationen eine dokumentierte Make-or-Buy-Analyse (Anforderung 1.7) für ihre Integritätsprüfungsprozesse durchführen. Die Norm benennt als Kriterien u.a. den Zugang zu spezialisiertem Know-how und Erfahrung eines Dienstleisters sowie die Zuverlässigkeit und Integrität der verfügbaren Dienstleister. Validato liefert dabei nicht nur Technologie, sondern die prozessuale Expertise: von der rechtssicheren Einwilligungsdokumentation bis zur Green/Yellow/Red-Flag-Bewertungslogik im Ergebnisbericht.
Nachweis für Revisionen, Behörden und Kunden
Unternehmen, die mit Validato arbeiten, erhalten auf Wunsch eine strukturierte Dokumentation, die zeigt, wie ihre Screening-Prozesse die Anforderungen der DIN SPEC 14027 Tabelle A.13 und A.14 erfüllen. Dies ist insbesondere relevant für Unternehmen, die unter NIS2, KRITIS, ISO 27001 oder dem EU-Lieferkettengesetz auditiert werden.
«Die DIN SPEC 14027 ist ein Meilenstein, aber Normen nützen nur dann, wenn sie implementiert werden. Wir sehen uns nicht als Technologielieferant, sondern als Prozesspartner, der Unternehmen befähigt, normkonformes Screening nach Kapitel 16 dauerhaft zu betreiben.»
— Reto Marti, Managing Partner, Validato AG
Validato ist ein führender Anbieter für digitale Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen im DACH-Raum ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
Mehr unter: www.validato.com
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