Filialcheck digital: Wie aus der Filialbegehung ein nachvollziehbarer Prozess wird

Woran scheitern Filialchecks auf Papier?

Nicht an der Begehung selbst. Die Beobachtungen sind meist richtig und konkret. Sie scheitern an dem, was danach kommt: Die Ergebnisse liegen in unterschiedlichen Formaten vor, lassen sich nicht zwischen Filialen vergleichen und sind nicht mit einer Maßnahme verknüpft. Die Zentrale sieht weder, welche Filialen geprüft wurden, noch welche Abweichungen sich wiederholen.

Fragen stellen, die sich auswerten lassen

Ein digitaler Filialcheck beginnt mit einer Umfrage, die die Zentrale einmal anlegt und an alle betroffenen Filialen oder an die Bezirksleitung verteilt.

Statt offener Notizen gibt es klare Fragen: Steht der Aktionsaufbau vollständig? Sind alle Aktionsartikel ausgezeichnet? Ist der Abholbereich frei? Beantwortet wird direkt auf der Fläche, auf dem MDE-Gerät oder Smartphone. Weil alle dieselben Fragen in derselben Form beantworten, entsteht zum ersten Mal ein Bild über das gesamte Filialnetz.

Am Regal prüfen statt vermuten

Viele Punkte einer Begehung lassen sich nur mit Daten klären. Fehlt der Aktionsartikel, weil er ausverkauft ist oder weil er noch im Lager steht? Stimmt der Preis am Regal mit dem im System überein? Hier zahlt es sich aus, wenn die Umfrage nicht in einer eigenen App läuft, sondern auf demselben Gerät wie die operativen Prozesse.

Ein Scan in der Artikelauskunft zeigt den Bestand, die Preisänderung lässt sich sofort anstoßen, ein Etikett bei Bedarf mobil drucken und Ware mit kurzem Mindesthaltbarkeitsdatum in der MHD-Kontrolle erfassen.

Die COSYS Retail Management Software umfasst unter anderem Artikelauskunft, Bestandsabfragen, Preisänderung, Etikettendruck, MHD-Kontrolle, Umlagerung und Inventur. Dadurch können Filialchecks mit operativen Prozessen verbunden werden, statt als separate Checkliste neben ihnen zu laufen.

Jede Abweichung braucht einen Abschluss

Nicht jede Auffälligkeit lässt sich während einer Filialbegehung sofort beheben. Offene Punkte können deshalb über COSYS Task Management als Aufgaben mit klaren Zuständigkeiten und Terminen weitergegeben werden. Dazu gehören beispielsweise das Bereitstellen fehlender Ware oder die Überprüfung bestimmter Artikel.

Die zuständigen Mitarbeitenden bearbeiten die Aufgaben und melden deren Erledigung mobil zurück. Ergänzend kann eine Fotodokumentation eingebunden werden, um den Zustand nach der Bearbeitung festzuhalten und das Ergebnis nachvollziehbar zu dokumentieren. So endet ein Filialcheck nicht mit der bloßen Feststellung einer Abweichung, sondern führt bei Bedarf zu einem dokumentierten Folgeprozess.

Die Zentrale kann dadurch nicht nur nachvollziehen, welche Auffälligkeiten bei der Begehung festgestellt wurden, sondern auch, welche Maßnahmen daraus entstanden sind, welche Aufgaben bereits abgeschlossen wurden und welche Ergebnisse dokumentiert vorliegen.

Warum das mehr ist als eine digitale Checkliste

Ein Filialcheck berührt fast immer mehrere Prozesse: Bestand, Preis, Haltbarkeit, Abholung, manchmal auch den Wareneingang oder eine Umlagerung aus der Nachbarfiliale. Eine isolierte Checklisten-App dokumentiert das Problem, löst es aber nicht. Erst die Verbindung mit den operativen Modulen macht aus der Beobachtung eine Buchung, eine Aufgabe oder eine Korrektur.

Filialcheck mit der COSYS Retail Management Software

Die COSYS Retail Management Software ist eine modulare Plattform für die Prozesse zwischen Zentrallager, Wareneingang, Filiale, Fulfillment, Retouren und Zentrale. Zu den Modulen gehören Task Management ebenso wie Artikelauskunft, Preisänderung, mobiler Etikettendruck, MHD-Kontrolle, Umlagerung und Inventur.

Die Module lassen sich einzeln einsetzen oder kombinieren. Umfragen und Aufträge werden im COSYS WebDesk angelegt und auf die COSYS App für MDE-Geräte und Smartphones übertragen, die Rückmeldungen laufen dort wieder zusammen.

Das Backend wird in der Cloud oder On-Premise betrieben, Bewegungsdaten gehen über Schnittstellen an das ERP. Für COSYS SaaS steht im WebDesk zusätzlich die Prozessdatenanalyse zur Verfügung, um Muster über Filialen und Zeiträume hinweg zu erkennen. Welche Fragen, Antworttypen und Folgeschritte abgebildet werden, wird im Projekt festgelegt.

Sie möchten Filialchecks digital durchführen und Auffälligkeiten direkt in nachvollziehbare Aufgaben überführen? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Retail Management Software, Task Management und Fotodokumentation. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.