Impulse aus Forschung, Wissenschaft und Praxis – Innovationen im klinischen Workflow-Management
Viele Optimierungsprojekte scheitern nicht an fehlendem Engagement, sondern an unklaren Zielen. In der Praxis werden häufig Aufgaben formuliert wie „Prozess verbessern“, „Kosten senken“, aber keine präzisen Ziele definiert. Das Problem: Ohne klares Ziel bleibt unklar, woran Erfolg gemessen wird – und Verbesserung wird zum Zufallsprodukt.
Die Prozessoptimierung braucht deshalb konkret formulierte, messbare Ziele. Hier setzt die SMART-Methode an: Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, ealistisch und terminiert. Sie schaffen Klarheit darüber, was erreicht werden soll, woran Fortschritt erkennbar ist und bis wann Ergebnisse vorliegen müssen.
Richtig angewendet, wirken SMART-Ziele wie ein Navigationssystem: Sie geben Richtung, ermöglichen Steuerung über Kennzahlen und schaffen eine gemeinsame Grundlage für Entscheidungen. Teams wissen, worauf es ankommt, Kommunikation wird präziser, Missverständnisse werden reduziert.
Doch in der Praxis zeigt sich auch eine Grenze: SMART-Ziele sind häufig stark ergebnisorientiert und können als abstrakt oder überfordernd wahrgenommen werden. Gerade in komplexen Prozessen fehlt oft der direkte Bezug zur täglichen Arbeit. Zusätzliche Ziele sollten den Fokus nicht nur primär auf das Endergebnis, sondern auf konkrete, beeinflussbare Handlungen im Prozess richten.
Ein klassisches SMART-Ziel als Ergebniskennzahl könnte lauten:
„Reduzierung der Durchlaufzeit der administrativen Aufnahme von 20 Minuten auf 10 Minuten bis zum 31.07.2026.“
Eine Prozesskennzahl hingegen formuliert den Weg dorthin:
„Reduziere nicht wertschöpfende Tätigkeiten in der administrativen Aufnahme, indem Zeitfresser systematisch eliminiert werden.“
Der Unterschied ist entscheidend: Prozesskennzahlen sind näher an der Realität der Mitarbeitenden, direkt beeinflussbar und erzeugen spürbare Fortschritte im Alltag. Sie wirken motivierend, weil sie greifbar sind und schnelle Erfolgserlebnisse ermöglichen.
Die Kombination beider Ansätze ist besonders wirksam:
SMART definiert das Zielbild mit einer Ergebniskennzahl und Prozesskennzahlen gestalten den Weg dorthin.
Auf dieser Grundlage lassen sich auch Maßnahmen gezielt ableiten. Sobald klar ist, was erreicht werden soll, werden Hindernisse sichtbar: Wo entstehen Verzögerungen? Welche Tätigkeiten schaffen keinen Mehrwert? Welche Strukturen verhindern Fortschritt? Genau hier setzt die Verbesserung an.
Fazit: Erfolgreiche Organisationen formulieren nicht nur Ziele – sie machen sie steuerbar und umsetzbar. Wer SMARTe Zielklarheit mit Prozessumsetzbarkeit verbindet, schafft Orientierung, Motivation und echte Wirkung im Prozess.
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Kostenfreier Online-Vortrag:
„Mehr Zeit für Patienten, weniger Belastung für Mitarbeitende – Arbeitsbedingungen mit Workflow-Management und digitalen Werkzeugen verbessern“
Termin: 21. April 2026, 18:00–19:30 Uhr mit anschließender Diskussion
Zugangsdaten: https://apollon.zoom.us/j/61560479324
Meeting-ID: 615 6047 9324
Kenncode: 431250
Dozent: Prof. Dr. rer. oec. Dipl. Soz.-Päd. Michael Greiling, Leiter des Instituts für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG)
"Wir ermutigen Einrichtungen im Gesundheitswesen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden."
Deutsche Gesellschaft für Workflow-Management im Gesundheitswesen (DGWMiG) e.V.
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