Nie wieder vermisste oder verlorene Pakete in der Eingangspost dank COSYS Software

Allgemein

Die Bearbeitung der Eingangspost ist in vielen Unternehmen ein zeitaufwändiger und oft unterschätzter Prozess. Mitarbeiter verbringen täglich wertvolle Zeit damit, nach Sendungen zu suchen und Kollegen über eingegangene Lieferungen zu informieren. Diese ineffizienten Abläufe kosten nicht nur Zeit, sondern können auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen und zu Verzögerungen bei wichtigen Projekten führen. Eine moderne Eingangspostsoftware bietet hier eine Lösung, indem sie die Bearbeitungsschritte digitalisiert, automatisiert und transparent gestaltet.

Vorgehen

Am effektivsten erfolgt die Bearbeitung der Eingangspost mit Softwareunterstützung. Die Eingangspostsoftware von COSYS besteht dabei aus zwei Komponenten. Wir haben da einmal eine mobile Anwendung, die auf einem MDE-Gerät, Tablet oder auch Smartphone laufen kann, und den WebDesk, eine Webanwendung. Bei COSYS sind Sie geräte- und herstellerunabhängig. Die mobile Anwendung ist als App auf dem Gerät installiert. Diese App ist modular aufgebaut und kann individuell an Ihre Prozesse angepasst werden. Im WebDesk sehen Sie alle Daten und können einstellen, welcher Mitarbeiter welche Module in der App sehen kann. So sieht der Mitarbeiter, der die Pakete annimmt, die nur für ihn relevanten Module genauso wie derjenige, der die Pakete ausliefert. Das Paket wird nach jedem Arbeitsschritt gescannt und kriegt einen neuen Status. Die ganzen Statusänderungen und alle Informationen dazu sehen Sie im WebDesk ein. Ein Foto kann zu jedem Paket erfasst werden. Außerdem können Sie entscheiden, ob eine Unterschrift nach einem Arbeitsschritt Pflicht ist. Eine automatische E-Mail mit einem definierten Layout kann nach festgelegten Statusänderungen erfolgen.

Vorteile

Eine Eingangspost mit Software hat viele verschiedene Vorteile. Neben der Digitalisierung steigt in Ihrem Unternehmen auch die Automatisierung an. Durch die Software werden händische Prozesse abgelöst und können automatisiert durchgeführt werden. Ihre Prozesse werden außerdem transparenter, da Sie diese einmal aufnehmen und mit der Software abdecken. Das Zeitmanagement und der Kundenservice verbessern sich und dadurch werden die eigenen Mitarbeiter entlastet. Personalkosten sinken außerdem, da die Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich um andere Aufgaben kümmern können. Das heißt, mit einer Eingangspostsoftware senken Sie Ihre Kosten und steigern Ihre Effizienz.

Extras

In der Eingangspostsoftware können verschiedene Extras eingebunden werden. Zum einen sind da die Smart Locker. Die smarten Schränke können vielfältig eingesetzt werden. In der Eingangspost wird sie als Paketschrank genutzt. Neben der Intralogistik kann auch die externe Logistik bearbeitet werden. So werden zum Beispiel auch Dokument oder Schlüssel zwischen Personen oder Abteilungen getauscht.

Autonome Roboter sind das nächste Extra. Die Roboter übernehmen den Transport von der Eingangspost zu den Abteilungen oder Mitarbeitern hin. Dadurch werden die Mitarbeiter entlastet und können in der eingesparten Zeit andere Aufgaben erledigen. Die Roboter können auch ihn verschiedenen anderen Bereichen eingesetzt werden, wie zum Beispiel als Begrüßungsroboter oder in der Logistik.

Als nächstes geht es um die Business Intelligence. Business Intelligence sind Auswertungen und Analysen, die dabei helfen, Optimierungspotenziale in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Ein Vorteil von Business Intelligence ist, dass Sie die Zeitebenen frei einstellen können. Dadurch können Sie in der Historie saisonale Schwankungen erkennen. Dieses Wissen kann mit in zukünftige Planungen einbezogen werden.

Bei Fragen oder für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne unter der Telefonnummer +49(0)5062 900 0, per Mail an anfrage@cosys.de, unseren Live-Chat auf unserer Webseite oder über unser Kontaktformular.