Third Party Maintenance als Teil einer wirtschaftlichen Lifecycle-Strategie

Für einen belastbaren Business Case sollte Third Party Maintenance im Zusammenhang mit dem gesamten weiteren Lifecycle einer Plattform betrachtet werden. Neben den Anforderungen an einen zuverlässigen Betrieb ist relevant, welche Rolle das System künftig innerhalb der IT-Landschaft übernimmt und wie sich das gewählte Wartungsmodell auf anstehende Infrastrukturentscheidungen auswirkt.

Gerade bei Plattformen, deren technischer Lifecycle und strategischer Modernisierungszeitpunkt auseinanderfallen, kann dadurch wirtschaftlicher Handlungsspielraum entstehen. Voraussetzung ist eine Wartungsstrategie, die den geplanten weiteren Betrieb zuverlässig unterstützt und zu den langfristigen Zielen des Unternehmens passt.

Die wirtschaftliche Bewertung von Third Party Maintenance richtet sich damit nach dem Beitrag, den das Wartungsmodell innerhalb der konkreten Lifecycle- und Infrastrukturstrategie eines Unternehmens leisten kann.

Der wirtschaftliche Beitrag von Third Party Maintenance entsteht an mehreren Stellen

Die Wirtschaftlichkeit von Third Party Maintenance wird häufig zunächst anhand der Wartungskosten bewertet. Diese sind ein wichtiger Bestandteil des Business Cases, bilden jedoch nur einen Teil der wirtschaftlichen Auswirkungen ab.

Ein erster Effekt entsteht unmittelbar im laufenden Betrieb. Je nach bestehendem Wartungsmodell, Leistungsumfang und Infrastruktur können sich die Kosten für die technische Betreuung verändern. Für einen belastbaren Vergleich müssen dabei vergleichbare Serviceleistungen, Reaktionszeiten und Verfügbarkeitsanforderungen zugrunde gelegt werden.

Ein weiterer wirtschaftlicher Effekt entsteht durch die mögliche zusätzliche Nutzungsdauer bestehender Systeme. Kann eine technisch geeignete Plattform zuverlässig weiterbetrieben werden, lässt sich der Zeitpunkt einer Erneuerungsinvestition gegebenenfalls an geplante Modernisierungen, Migrationen oder Transformationsvorhaben anpassen.

Hinzu kommt der wirtschaftliche Wert dieser zeitlichen Flexibilität. Investitionen können zu einem Zeitpunkt erfolgen, an dem sie einen größeren Beitrag zur zukünftigen IT-Landschaft leisten, anstatt allein durch das Ende eines Hersteller-Supportzeitraums ausgelöst zu werden. Dadurch lassen sich beispielsweise kurzfristige Zwischeninvestitionen vermeiden oder Modernisierungsvorhaben besser mit übergeordneten Infrastrukturprojekten abstimmen.

Für die wirtschaftliche Bewertung ergeben sich damit drei zentrale Ebenen:

• Wartung: Welche Kosten und Leistungen entstehen für den zuverlässigen Betrieb?
• Nutzungsdauer: Welchen wirtschaftlichen Beitrag schafft die zusätzliche Nutzung bestehender Systeme?
• Investitionsplanung: Welche Investitionen können zeitlich besser mit der zukünftigen Infrastrukturstrategie abgestimmt werden?

Der wirtschaftliche Beitrag von Third Party Maintenance ergibt sich aus dem Zusammenspiel dieser drei Ebenen. Erst ihre gemeinsame Betrachtung zeigt, welchen Wert das Wartungsmodell innerhalb der jeweiligen Infrastrukturstrategie tatsächlich schaffen kann.

Wartungskosten sind nur vergleichbar, wenn auch die Leistungen vergleichbar sind

Die laufenden Wartungskosten sind eine unmittelbar sichtbare Größe im Business Case von Third Party Maintenance. Aussagekräftig werden sie jedoch erst im Zusammenhang mit den Leistungen, die für den weiteren Betrieb tatsächlich benötigt werden.

Wartungsangebote können sich beispielsweise hinsichtlich Servicezeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Ersatzteilversorgung, technischer Expertise oder geografischer Serviceabdeckung unterscheiden. Auch die Frage, welche Systeme und Hersteller innerhalb eines Wartungskonzepts abgedeckt werden können, beeinflusst den Vergleich.

Für eine belastbare Bewertung sollten deshalb zunächst die Anforderungen an den weiteren Betrieb definiert werden. Dazu gehören insbesondere:

• benötigte Service- und Bereitschaftszeiten,
• Anforderungen an Reaktions- und Wiederherstellungszeiten,
• Kritikalität und Verfügbarkeitsanforderungen der Systeme,
• notwendige Ersatzteilversorgung und Logistik,
• benötigte technische Expertise sowie
• gegebenenfalls erforderliche herstellerspezifische Leistungen.

Erst auf dieser Grundlage lassen sich unterschiedliche Wartungsmodelle sinnvoll gegenüberstellen. Ein geringerer Wartungspreis schafft dann einen wirtschaftlichen Vorteil, wenn die für den Betrieb erforderlichen Leistungen zuverlässig abgedeckt werden.

Neben dem Leistungsumfang kann auch die Organisation der Wartung wirtschaftlich relevant sein. Gerade in heterogenen Infrastrukturen kann eine gebündelte Betreuung unterschiedlicher Hersteller und Plattformen Schnittstellen reduzieren und interne Ressourcen entlasten. Solche Effekte gehören ebenfalls in den Business Case, sofern sie für die konkrete Infrastruktur tatsächlich relevant sind.

Ein belastbarer Vergleich setzt damit ein definiertes Leistungsniveau voraus. Erst wenn klar ist, welche Anforderungen erfüllt werden müssen, lässt sich beurteilen, welchen wirtschaftlichen Beitrag das jeweilige Wartungsmodell leisten kann.

Der wirtschaftliche Hebel kann außerhalb der Wartungskosten liegen

Der wirtschaftliche Hebel von Third Party Maintenance kann weit über die laufenden Wartungskosten hinausreichen. Je nach Ausgangssituation liegt ein wesentlicher Effekt darin, den Zeitpunkt einer geplanten Erneuerungsinvestition flexibel an der Infrastrukturstrategie auszurichten.

Soll eine bestehende Plattform beispielsweise noch zwei Jahre bis zu einer ohnehin vorgesehenen Migration oder Konsolidierung betrieben werden, kann Third Party Maintenance diesen Zeitraum technisch absichern. Für den Business Case ist dann relevant, welche Investitionen während dieser zusätzlichen Nutzungsphase erforderlich sind und welche durch die spätere Modernisierung vermieden, verschoben oder mit einem übergeordneten Vorhaben zusammengeführt werden können.

Entscheidend ist dabei der konkrete Zeitraum. Eine zusätzliche Nutzungsphase von zwölf Monaten kann einen anderen wirtschaftlichen Beitrag leisten als ein Weiterbetrieb über mehrere Jahre. Mit zunehmender Dauer können beispielsweise Erweiterungen, zusätzliche technische Maßnahmen oder veränderte Anforderungen den Business Case beeinflussen.

Für die Bewertung sollten deshalb drei Fragen beantwortet werden:

• Welcher Zeitraum soll mit Third Party Maintenance zuverlässig abgesichert werden?
• Welche Investitionen und zusätzlichen Aufwände entstehen innerhalb dieses Zeitraums?
• Welche Erneuerungs- oder Zwischeninvestitionen können dadurch zeitlich verschoben oder vermieden werden?

Besonders relevant wird diese Betrachtung, wenn der reguläre Hersteller-Lifecycle und die strategische Planung des Unternehmens zeitlich auseinanderfallen. Third Party Maintenance kann in solchen Situationen dazu beitragen, den Betrieb bis zu einem bereits geplanten Zielzustand abzusichern und Investitionsentscheidungen mit diesem Zielzustand zu synchronisieren.

Der wirtschaftliche Hebel von Third Party Maintenance kann damit deutlich über die Differenz der Wartungskosten hinausgehen. Maßgeblich ist, welchen Beitrag die abgesicherte zusätzliche Nutzungsphase zur Investitionsplanung und zur Umsetzung der langfristigen Infrastrukturstrategie leistet.

Die Voraussetzungen des Weiterbetriebs gehören in den Business Case

Ein belastbarer TPM-Business-Case berücksichtigt neben den Wartungsleistungen auch die weiteren Voraussetzungen, die für den geplanten Betrieb einer Infrastruktur erforderlich sind. Entscheidend ist, frühzeitig transparent zu machen, welche Leistungen durch das Wartungsmodell abgedeckt werden und welche zusätzlichen Abhängigkeiten bestehen bleiben.

Je nach Plattform und Einsatzszenario können beispielsweise bestimmte Firmware- oder Softwarestände, Lizenzen, Updates oder andere herstellerspezifische Leistungen erforderlich sein. Diese Anforderungen beeinflussen sowohl die technische Umsetzbarkeit des geplanten Weiterbetriebs als auch seine wirtschaftliche Bewertung.

Auch die organisatorische Einbindung spielt eine Rolle. Verantwortlichkeiten, Eskalationswege und die Zusammenarbeit zwischen internen Teams, Wartungspartnern und gegebenenfalls weiteren Dienstleistern sollten so gestaltet sein, dass der Betrieb über den vorgesehenen Zeitraum zuverlässig unterstützt werden kann.

Für den Business Case sind deshalb insbesondere drei Fragen relevant:

• Welche Leistungen deckt das geplante Wartungsmodell ab?
• Welche Herstellerleistungen oder weiteren technischen Abhängigkeiten werden zusätzlich benötigt?
• Welche organisatorischen Voraussetzungen entstehen für den geplanten Weiterbetrieb?

Auf dieser Grundlage lassen sich zusätzliche Aufwände oder Abhängigkeiten frühzeitig einordnen und in die wirtschaftliche Bewertung einbeziehen.

Ein vollständiger TPM-Business-Case betrachtet damit das Wartungsmodell im Zusammenspiel mit allen Leistungen und Voraussetzungen, die für den geplanten Weiterbetrieb tatsächlich benötigt werden.

Die wirtschaftlich passende Wartungsstrategie kann je Plattform unterschiedlich sein

IT-Infrastrukturen bestehen häufig aus Plattformen unterschiedlicher Hersteller, Generationen und Lifecycle-Phasen. Entsprechend unterscheiden sich auch die Anforderungen an ihre Wartung und deren wirtschaftliche Bewertung.

Für eine Plattform kann die Herstellerwartung weiterhin sinnvoll sein, während eine andere Infrastruktur bereits für Third Party Maintenance geeignet ist. Weitere Systeme befinden sich möglicherweise kurz vor einer geplanten Modernisierung oder sollen für einen definierten Zeitraum bis zu einer Transformation weiterbetrieben werden.

Eine differenzierte Bewertung betrachtet deshalb die einzelnen Systeme oder Plattformen innerhalb der IT-Landschaft. Relevant sind insbesondere die geplante Restnutzungsdauer, die Anforderungen an Verfügbarkeit und Service, bestehende Herstellerabhängigkeiten sowie die zukünftige Rolle der jeweiligen Plattform.

Auf dieser Grundlage können unterschiedliche Wartungsmodelle gezielt miteinander kombiniert werden. Herstellerwartung und Third Party Maintenance übernehmen dabei je nach Lifecycle-Phase und Anforderungsprofil unterschiedliche Aufgaben innerhalb einer gemeinsamen Wartungsstrategie.

Gerade bei heterogenen Infrastrukturen kann ein solches hybrides Wartungskonzept auch wirtschaftliche Vorteile schaffen. Wartungsleistungen werden an den tatsächlichen Anforderungen der einzelnen Plattformen ausgerichtet und Investitionsentscheidungen können differenziert über die gesamte IT-Landschaft hinweg geplant werden.

Für die Bewertung helfen drei Fragen:

• Welche Plattformen benötigen weiterhin Leistungen des Herstellers?
• Bei welchen Systemen kann Third Party Maintenance den geplanten weiteren Betrieb wirtschaftlich sinnvoll unterstützen?
• Wie lassen sich unterschiedliche Wartungsmodelle zu einer gemeinsamen Strategie für die gesamte Infrastruktur verbinden?
• Eine wirtschaftlich fundierte Wartungsstrategie ordnet jeder Plattform das Modell zu, das zu ihren technischen Anforderungen, ihrer geplanten Nutzungsdauer und ihrer strategischen Rolle innerhalb der IT-Landschaft passt.

Expertenhinweis

Bei der wirtschaftlichen Bewertung von Third Party Maintenance sollte zuerst der geplante weitere Nutzungszeitraum einer Plattform definiert werden. Erst daraus lassen sich der benötigte Leistungsumfang, mögliche zusätzliche Anforderungen und die Auswirkungen auf zukünftige Investitionen sinnvoll ableiten.

Vier Fragen für einen belastbaren TPM-Business-Case

Die bisherigen Faktoren lassen sich zu vier Fragen verdichten, mit denen sich der wirtschaftliche Beitrag von Third Party Maintenance für eine konkrete Plattform prüfen lässt:

• Welche Leistungen werden für den weiteren Betrieb benötigt?

Sind Wartungsumfang, Service-Level, Ersatzteilversorgung und gegebenenfalls zusätzlich erforderliche Leistungen vollständig berücksichtigt?

• Für welchen Zeitraum soll die Plattform weiterbetrieben werden?

Ist klar definiert, welche Nutzungsphase durch Third Party Maintenance abgesichert werden soll und welche Rolle die Plattform während dieses Zeitraums übernimmt?

• Welche Auswirkungen hat der Weiterbetrieb auf zukünftige Investitionen?

Werden Investitionen zeitlich verschoben, Zwischeninvestitionen vermieden oder Modernisierungen besser mit geplanten Migrationen und Transformationsvorhaben abgestimmt?

• Welche zusätzlichen Voraussetzungen müssen erfüllt werden?

Sind technische und herstellerspezifische Abhängigkeiten, regulatorische Anforderungen sowie notwendige organisatorische Voraussetzungen berücksichtigt?

Die Antworten auf diese vier Fragen schaffen eine gemeinsame Grundlage, um Wartungskosten, zusätzliche Nutzungszeit und Investitionswirkungen im Zusammenhang zu bewerten.

Ein belastbarer TPM-Business-Case zeigt damit, welchen wirtschaftlichen Beitrag das Wartungsmodell über einen klar definierten Zeitraum leistet und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Fazit

Die wirtschaftliche Bewertung von Third Party Maintenance ergibt sich aus der Rolle, die das Wartungsmodell innerhalb der Lifecycle- und Infrastrukturstrategie eines Unternehmens übernimmt. Der Wartungspreis ist dabei eine relevante Größe, bildet jedoch nur einen Teil des Business Cases ab.

Besonders relevant ist der Zeitraum, für den eine bestehende Plattform weiterbetrieben werden soll. Third Party Maintenance kann dazu beitragen, diesen Zeitraum zuverlässig abzusichern und Investitionsentscheidungen gezielter mit geplanten Modernisierungen, Migrationen oder Transformationsvorhaben abzustimmen.

Welche Wartungsstrategie wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen und der zukünftigen Rolle der jeweiligen Plattform ab. Gerade in heterogenen IT-Landschaften können deshalb unterschiedliche Wartungsmodelle innerhalb einer gemeinsamen Strategie eingesetzt werden.

K&P unterstützt Unternehmen dabei, Wartungsanforderungen und Lifecycle-Szenarien wirtschaftlich einzuordnen und daraus eine passende Strategie für den weiteren Betrieb ihrer IT-Infrastruktur zu entwickeln.

Der wirtschaftliche Wert von Third Party Maintenance zeigt sich im Beitrag, den das Wartungsmodell zu einem zuverlässigen Betrieb, einer wirtschaftlich sinnvollen Nutzungsdauer und einer vorausschauenden Investitionsplanung leistet.