Hauspostverteilung im Gesundheitswesen neu gedacht

Die Hauspostverteilung spielt im Gesundheitswesen eine zentrale Rolle, da Krankenhäuser täglich eine große Menge sensibler und zeitkritischer Dokumente bewegen. Dazu zählen Patientenakten, Laborbefunde, Operationsberichte sowie interne Anweisungen. Diese Informationen müssen zuverlässig, schnell und nachvollziehbar zwischen Stationen, Laboren, Funktionsbereichen und der Verwaltung ausgetauscht werden, um einen reibungslosen Klinikbetrieb sicherzustellen. Eine effiziente Hauspostverteilung sorgt dafür, dass medizinische Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden können, Patientenwege nicht ins Stocken geraten und keine wichtigen Unterlagen verloren gehen. Gleichzeitig schafft sie Transparenz und Sicherheit im Dokumentenfluss und unterstützt das Qualitätsmanagement eines Krankenhauses.

Herausforderungen in Krankenhäusern

Zeitkritische Dokumente müssen zuverlässig ankommen, doch manuelle Prozesse sind oft fehleranfällig. Oft fehlt die Transparenz über den Aufenthaltsort, was zu Fehlzustellungen führt. Die Zustellwege sind häufig komplex, da sie sich über mehrere Gebäude, Stationen und Übergabepunkte erstrecken. Außerdem steigt der Druck, Prozesse zu digitalisieren und nachvollziehbar zu machen.

Digitalisierte Hauspostverteilung mit COSYS

Die COSYS Lösung dient der digitalen Erfassung, Sortierung und Zustellung der internen Post. Die Lösung basiert auf zwei Komponenten: einer Webanwendung, dem WebDesk, und einer mobilen App. Während der WebDesk als zentrale Verwaltungsoberfläche dient, unterstützt die mobile App das operative Personal direkt im Arbeitsalltag. Die App läuft auf allen gängigen mobilen Endgeräten. Eine lückenlose Dokumentation ist sichergestellt, da die Post nach jedem Arbeitsschritt gescannt wird. Jeder Scan aktualisiert den Status und zeigt den aktuellen Standort sowie den letzten Bearbeiter. Der große Vorteil von COSYS ist, dass Verluste durch vollständige Transparenz und digitale Nachverfolgung vermieden werden.

Beschreibung des Prozesses der Hauspostverteilung

Der Prozess der Hauspostverteilung startet mit dem Eingang der Hauspost im zentralen Posteingang oder an dezentralen Sammelpunkten. Jetzt wird jedes Poststück durch Barcodescan in COSYS erfasst. Hinterlegt werden unter anderem Empfänger, Absender, Abteilung und Priorität. Anschließend erfolgt die digitale Sortierung. Danach erfolgt die Übergabe an den internen Boten, der die Post anhand des digitalen Tourenplans zustellt. Auf dem mobilen Gerät erfolgt eine digitale Signatur, wodurch die Nachverfolgung sichergestellt ist. Ist der Empfänger nicht erreichbar, erfolgt die Übergabe über einen Smart Locker. Die Empfänger erhalten automatisch eine Benachrichtigung, sobald die Post eingelagert wurde. Im Hintergrund werden Daten gesammelt und später ausgewertet.

Rolle von Business Intelligence

Alle Prozessdaten werden von COSYS automatisch erfasst. Business-Intelligence-(BI-)Dashboards ermöglichen Auswertungen zu Zustellzeiten, Engpässen oder auch Volumen. So lassen sich Optimierungspotenziale bei Routen, Personalplanung und Belastungsspitzen erkennen. Durch die frühzeitige Erkennung von Verzögerungen oder Problemen erhöht sich die Prozesssicherheit.

Vorteile für Krankenhäuser

Die digitale Hauspostverteilung mit COSYS bietet Krankenhäusern zahlreiche Vorteile. Fehlzustellungen und Verluste werden reduziert. Prozesse sind transparent und auditfähig. Dies ist insbesondere für das Patienten- und Qualitätsmanagement von großer Bedeutung. Der Informationsfluss verbessert sich, das Personal wird entlastet und Zuständigkeiten werden klar definiert. Die Kombination aus COSYS Software, Smart Locker und BI führt zu einer maximalen Effizienz.

Fazit

Die digitale Hauspostverteilung entwickelt sich zunehmend zu einer Schlüsselkomponente im Klinikalltag. COSYS bietet eine integrierte und praxiserprobte Lösung für moderne Krankenhäuser. Dank Automatisierung, Nachverfolgung und datengetriebener Optimierung entstehen zukunftssichere Prozesse. Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder für weitere Informationen gerne über die Telefonnummer +49 (0)5062 900 0, per E-Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf unserer Webseite.