Zwischeninventur im Einzelhandel: Wenn eine Filiale die Verantwortung wechselt, braucht der Bestand einen Beleg

Wann braucht eine Filiale eine Inventur außerhalb des Jahresrhythmus?

Die Jahresinventur folgt dem Bilanzstichtag. Der Betrieb einer Filiale folgt ihm nicht. Typische Anlässe für eine zusätzliche Zählung sind die Übergabe an einen neuen Filialleiter, die Übernahme oder Abgabe eines Standorts, die Schließung einer Filiale, ein größerer Umbau oder ein Sortimentswechsel. In allen Fällen muss zu einem klaren Zeitpunkt feststehen, was im Haus liegt.

Anders als bei der Jahresinventur ist der Zeitrahmen oft knapp und das Team klein. Genau dort führen Zählzettel und nachträgliche Übertragung am häufigsten zu Unklarheiten.

Was muss eine Anlassinventur dokumentieren?

Für die Nachvollziehbarkeit reichen wenige Angaben, die sich aber lückenlos ergeben müssen: Wer hat welchen Bereich gezählt? Zu welchem Zeitpunkt? Welche Artikel wurden mit welcher Menge erfasst? Und welche Abweichung zum Systembestand ergibt sich daraus? Werden diese Angaben erst nach der Zählung aus Listen zusammengetragen, entstehen Lücken. Werden sie beim Scannen miterfasst, liegen sie mit dem Zählergebnis vor.

Wie funktioniert die mobile Zählung in der Filiale?

Die Mitarbeitenden scannen Artikel mit einem MDE-Gerät oder Smartphone und erfassen die Menge direkt am Regal. Der Zählstand geht nicht über Zettel, sondern über die Inventur App in das System. In der nativen COSYS-App ist zudem ein kombinierter Offline-/Online-Betrieb möglich. Das ist praktisch, wenn der Empfang im Lager oder Keller schwach ist.

Über den COSYS WebDesk plant und beobachtet die verantwortliche Person die Zählung, prüft Abweichungen und erzeugt ein Inventurprotokoll. Die Ergebnisse lassen sich an das führende ERP-System übergeben. Die Art der Anbindung, ob über Datei, Datenbank oder Schnittstelle, hängt vom jeweiligen System ab.

Welche Hardware brauche ich für einen einmaligen Anlass?

Wer nur selten zählt, muss nicht dauerhaft Geräte vorhalten. COSYS bietet optional Mietgeräte an, sodass sich eine Zwischeninventur auch ohne eigenen Gerätepark organisieren lässt. Alternativ läuft die App auf vorhandenen Android- oder iOS-Geräten.

Was bringt das der Filiale konkret?

Der Nutzen entsteht durch den Mechanismus: Ein durchgängig erfasster Zählstand mit Zeitpunkt und Bearbeiter lässt sich später prüfen. Übergebende und übernehmende Person arbeiten mit demselben Protokoll, statt mit zwei Listen. Und der Zählstand ist im System, bevor der erste Verkaufstag unter neuer Leitung beginnt.

Praxistipp: Die Übergabe als Standardprozess festlegen

Legen Sie einmalig fest, was bei jeder Filialübergabe passiert: Zählbereiche, Verantwortliche, Zeitpunkt der Systemsperre und Ablage des Protokolls. Wenn dieser Ablauf schon beim ersten Anlass steht, ist er beim nächsten in wenigen Minuten angestoßen.

Sie möchten Zwischeninventuren in Ihren Filialen einheitlich und nachvollziehbar organisieren? COSYS unterstützt Sie mit mobiler Inventursoftware, WebDesk, optionalen Mietgeräten und ERP-Anbindung. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

 Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.