Gute Ausschreibung, falscher Anbieter?

Formale Gleichwertigkeit ist keine technische Prüfung
In vielen Vergabeprozessen werden Angebote anhand klassischer Kriterien bewertet: Preis, Lieferzeit, technische Kennzahlen. Was formal vergleichbar aussieht, gilt als gleichwertig. Am Ende entscheidet häufig der günstigste Anbieter.

Genau darin liegt das Risiko.

Denn viele kritische Abweichungen sind Viele kritische Abweichungen sind im ersten Schritt nicht erkennbar. Sie stecken in Annahmen, Berechnungsmethoden oder technischen Interpretationen, die in der Offerte nicht offen ausgewiesen werden. Oft werden sie erst sichtbar, wenn die Anlage bereits in Betrieb ist. Besonders bei komplexen Logistik- und Automatisierungsprojekten reicht ein formaler Angebotsvergleich allein nicht aus. Entscheidend ist, ob der Anbieter die Anforderungen technisch tatsächlich verstanden und belastbar abgebildet hat.

Kennzahlen sind kein Beweis
Ein typisches Beispiel aus der Praxis:
Ein Anbieter liefert im Rahmen einer Ausschreibung die Spielzeitberechnung für ein automatisiertes Lagersystem. Die geforderten Leistungswerte werden erreicht, die Kennzahlen wirken plausibel.

Erst bei genauer technischer Prüfung zeigt sich das Problem. Die verwendeten Testpunkte bilden den späteren Realbetrieb nicht ab. Berechnet wurden günstige Szenarien mit niedriger Komplexität, nicht die tatsächlichen Lastfälle des Betriebs.

Die Folge: Die zugesagte Durchsatzleistung wird im Alltag nicht erreicht. Fördertechnik, Steuerung und Prozesse laufen vertragskonform, aber nicht mit der Leistung, die der Betrieb erfordert. In der Konsequenz verweist der Auftraggeber auf die Ausschreibung, der Anbieter auf seine Offerte. Das eigentliche Problem liegt zwischen beiden Dokumenten, in den Annahmen, die vor Vertragsabschluss nicht ausreichend hinterfragt wurden.

Verträge lösen keine technischen Schwächen
Viele Unternehmen versuchen, dieses Risiko vertraglich abzusichern. Häufig wird im Werkvertrag festgelegt, dass die Ausschreibung Vorrang vor dem Angebot hat. Juristisch ist das nachvollziehbar. Technisch löst es jedoch nicht jedes Problem.

Ein Anbieter kann formal auf eine Ausschreibung antworten und dennoch eine Lösung liefern, die den tatsächlichen Betriebsanforderungen nicht gerecht wird. Wenn diese Schwachstellen vor der Vergabe unerkannt bleiben, entstehen die Probleme im Projekt, meistens mit deutlich höheren Kosten als eine frühzeitige Prüfung verursacht hätte.

Die kritische Phase liegt nicht in der Umsetzung. Sie liegt zwischen Angebotsabgabe und Vertragsunterzeichnung.

Was eine fundierte Offertprüfung leisten muss
Eine professionelle Offertprüfung gleicht nicht nur Positionen und Preise ab. Sie hinterfragt die technische Belastbarkeit des Angebots: Welche Annahmen liegen Berechnungen zugrunde? Sind die verwendeten Szenarien realistisch? Wo weicht der Anbieter vom geforderten Standard ab? Welche Leistungswerte sind tatsächlich nachweisbar? Welche Risiken entstehen im späteren Betrieb?

Dazu gehören Fragen wie:

• Welche Annahmen liegen Berechnungen zugrunde?
• Sind die verwendeten Szenarien realistisch?
• Wo weicht der Anbieter vom geforderten Standard ab?
• Welche Leistungswerte sind tatsächlich nachweisbar?
• Welche Risiken entstehen später im Betrieb?

Besonders bei automatisierten Materialfluss- und Logistiksystemen erfordert das tiefes Praxiswissen. Wer nicht beurteilen kann, wie belastbare Spielzeitberechnungen aufgebaut werden oder welche Lastfälle kritisch sind, erkennt viele Schwachstellen nicht.

Das gilt gleichermassen für Software- und Schnittstellenanforderungen. Ein LVS-Funktionsumfang kann auf den ersten Blick vollständig wirken und dennoch zentrale Prozess- oder Integrationsanforderungen offenlassen.

„Die Ausschreibung definiert den Rahmen. Aber erst die fachlich fundierte Prüfung der Offerte zeigt, ob der Anbieter die Anforderungen wirklich verstanden hat“, sagt Remo Eggimann, Geschäftsführer der agiplan.ch, einer Marke der T&O Group.

Die teuersten Fehler entstehen vor Projektstart
Viele Nachträge, Verzögerungen und Leistungsprobleme entstehen nicht in der Realisierung. Sie entstehen früher, bei Vergabeentscheidungen auf unzureichender Bewertungsgrundlage. Die Investition in eine fundierte technische Offertprüfung ist im Vergleich zu den Folgekosten fehlerhafter Vergaben gering.

Eine gute Ausschreibung bleibt die Grundlage. Sie ersetzt nicht die Fachkompetenz, die Angebote technisch richtig zu bewerten.