COSYS Versandsoftware: KEP-Anbindung für Labeldruck und Sendungsverfolgung – ohne Medienbrüche

Mit COSYS lässt sich dieser Ablauf vereinheitlichen. Auftragsanlage, Labeldruck und Sendungsverfolgung laufen zukünftig über eine zentrale Oberfläche. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der nicht nur schneller ist, sondern auch deutlich besser dokumentiert und auswertbar wird.

Use Case: Interner Dokumentenversand

Im dargestellten Use Case handelt es sich um einen größeren Betrieb mit veralteter Software- und Hardwareumgebung, etwa bei Druckern und Scannern. Viele Prozesse sind historisch gewachsen und werden deshalb bis heute manuell ausgeführt. Thematisch geht es um den internen Versand wichtiger Dokumente zwischen mehreren Standorten, mit durchschnittlich rund 20 Sendungen pro Tag. Mehrere Tausend Mitarbeitende sind grundsätzlich dazu befugt, Sendungen zu initiieren, während die operative Abwicklung in der Poststelle von zwei Nutzern verantwortet wird.

Der Prozess startet aktuell mit einer Versandanfrage, die Mitarbeitende in Word ausfüllen. Dort wird lediglich per Ja/Nein markiert, ob ein Expressversand gewünscht ist. Anschließend werden Formular und Unterlagen an die Poststelle übergeben. Dort erfolgt die eigentliche operative Auswahl der Empfängeradresse und des KEP-Dienstes – meist DHL oder UPS. Das Versandlabel wird direkt im jeweiligen KEP-System erzeugt und gedruckt. Eine Sendungsverfolgung ist im System der Poststelle möglich, die anfordernden Mitarbeitenden bekommen Statusinformationen hingegen nur per E-Mail. Für Tracking-Abfragen wird auf die APIs der KEP-Dienstleister zugegriffen.

Genau an diesen Stellen entstehen im IST-Zustand typische Herausforderungen: Durch die Word-basierte Anforderung und die physische Übergabe entsteht ein Medienbruch, der Zeit frisst und Fehler begünstigt – etwa bei unvollständigen Angaben oder Rückfragen zur korrekten Versandart. Die Poststelle wird zur zentralen Drehscheibe, weil dort Adress- und Dienstwahl sowie Labeldruck stattfinden. Das führt zu einem Skalierungsproblem: Tausende potenzielle Anforderer treffen auf nur zwei operative Nutzer. Gleichzeitig bleibt die Transparenz für die Fachbereiche gering, weil sie nicht selbst im System sehen können, wo eine Sendung steht. Hinzu kommt, dass eine durchgängige Dokumentation – wer hat was wann übergeben, bearbeitet, versendet – nur eingeschränkt möglich ist, was spätere Nachfragen oder Audit-Anforderungen erschwert.

Der SOLL-Prozess mit COSYS: Alles in einem System

Mit COSYS wird der Dokumentenversand von einem mehrstufigen, manuellen Ablauf zu einem konsistenten Digitalprozess. Statt einer Word-Vorlage wird der Versandauftrag direkt im System erfasst und zentral verwaltet. Der entscheidende Unterschied: Die Auftragsanlage, die Auswahl des Servicelevels, der Labeldruck und die Sendungsverfolgung sind nicht mehr auf verschiedene Tools verteilt, sondern laufen über COSYS und sind dadurch für berechtigte Nutzer nachvollziehbar.

Auch die Differenzierung des Versands wird sauber abgebildet. Wo im IST-Prozess nur „Express ja/nein“ vorgesehen ist, können im SOLL-Prozess konkrete Optionen hinterlegt werden – beispielsweise Expresszustellung bis 12:00 Uhr oder weitere definierte Zeitfenster. Das reduziert Interpretationsspielräume und sorgt dafür, dass der passende Service von Anfang an gewählt wird, ohne dass die Poststelle nachfragen muss.

Ein weiterer wichtiger Baustein ist die eindeutige Identifikation physischer Dokumente. COSYS kann pro Auftrag eine Auftragsnummer beziehungsweise einen Barcode erzeugen. Dieser Barcode wird auf Versandtaschen oder Begleitdokumente gebracht und ermöglicht es, die physischen Unterlagen per Scan eindeutig dem Auftrag zuzuordnen. Damit wird nicht nur die Bearbeitung in der Poststelle effizienter; auch spätere Nachweise werden einfacher, weil der gesamte Verlauf im System dokumentiert ist.

Für die operative Umsetzung ist die KEP-Anbindung entscheidend. Im Use Case decken DHL und UPS nahezu alle Sendungen ab. Genau hier spielt COSYS seine Stärke aus: Die Schnittstellen zu den KEP-Diensten sorgen dafür, dass Labeldruck und Trackingdaten automatisch im Auftrag landen. Die Poststelle muss nicht mehr in getrennte Portale wechseln, und die Fachbereiche sind nicht mehr auf E-Mail-Updates angewiesen, sondern können den Status – je nach Berechtigung – direkt einsehen. Für seltene Sonderfälle kann ein definierter Ausnahmeprozess bestehen bleiben, ohne den Standardfluss zu belasten.

Mehrwert durch COSYS Business Intelligence

Sobald Aufträge, Versandarten, Labeldaten und Trackingstatus zentral erfasst werden, entsteht ein zusätzlicher Nutzen: Der Prozess wird messbar. COSYS Business Intelligence kann dabei helfen, die Versandabläufe datengetrieben zu steuern. In der Praxis bedeutet das, dass Verantwortliche nicht nur sehen, wie viele Sendungen täglich laufen, sondern auch, wo Kosten entstehen und wo sich Verzögerungen häufen. Beispielsweise lassen sich Expressquoten nach Abteilung auswerten, Laufzeiten zwischen Standorten vergleichen oder Auffälligkeiten erkennen, wenn bestimmte Prozessschritte regelmäßig stocken. Ebenso wird ein Carrier-Vergleich realistischer, weil DHL- und UPS-Leistung anhand tatsächlicher Laufzeiten und Ausreißer betrachtet werden kann, statt auf Einzelbeobachtungen zu beruhen. Auf dieser Basis können Regeln, Schulungen oder Servicelevel-Definitionen gezielt angepasst werden.

Fazit

Der interne Dokumentenversand wird in vielen großen Unternehmen noch immer über manuelle Anforderung und getrennte KEP-Tools organisiert. Das führt zu Medienbrüchen, hoher Belastung in der Poststelle und einer Transparenzlücke für die Fachbereiche. Mit COSYS lässt sich der Prozess vereinheitlichen: Versandaufträge werden digital angelegt, Servicelevel klar definiert, Dokumente per Barcode eindeutig zugeordnet und Labels sowie Trackingdaten über DHL- und UPS-Schnittstellen direkt im System verarbeitet. Ergänzend sorgt Business Intelligence dafür, dass der Versand nicht nur funktioniert, sondern kontinuierlich verbessert werden kann – weil Entscheidungen auf echten Prozessdaten basieren.