Postverteilung als Shared Service managen

Genau hier setzt die mandantenfähige Postverteilung von COSYS an.

Wenn Shared Services an ihre Grenzen stoßen

In klassischen Shared-Service-Modellen wird eingehende Post gesammelt, sortiert und intern verteilt – oft manuell oder mit Excel-Listen. Für eine einzelne Organisation mag das noch funktionieren. Sobald jedoch mehrere Gesellschaften, Abteilungen oder externe Mandanten angebunden sind, entstehen strukturelle Probleme. Wer hat welches Paket wann erhalten? Für welche Firma war die Sendung bestimmt? Wurde die interne Zustellzeit eingehalten? Und welcher Aufwand ist welchem Mandanten zuzuordnen?

Ohne digitale Erfassung fehlt die Grundlage für Verlässlichkeit. Die Poststelle wird zum Flaschenhals, statt ein effizienter Service-Hub zu sein.

Mandantenfähige Postverteilung mit COSYS

Die COSYS Postverteilungssoftware wurde genau für solche Szenarien entwickelt. Sie bildet eine zentrale Poststelle ab, die mehrere Organisationen parallel bedient – sauber getrennt, aber zentral gesteuert. Jede Sendung wird bereits bei der Annahme per Barcode erfasst und eindeutig einem Mandanten, einer Gesellschaft, einer Abteilung oder einem Standort zugeordnet.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Briefe, Pakete, Akten, Wertsendungen oder interne Dokumente handelt. Alle Sendungsarten werden einheitlich digital verarbeitet. Die mobile Erfassung erfolgt über MDE-Geräte oder Smartphones, die Verwaltung zentral im COSYS WebDesk.

Das Ergebnis: Eine Poststelle – viele Organisationen. Und dennoch volle Transparenz für jede einzelne.

Klare Trennung bei voller Kontrolle

Ein entscheidender Vorteil der COSYS Lösung ist die echte Mandantenfähigkeit. Jeder Mandant sieht ausschließlich seine eigenen Sendungen, Prozesse und Kennzahlen. Gleichzeitig behält die zentrale Poststelle den Gesamtüberblick über Volumen, Status und Auslastung.

Zugriffsrechte, Workflows und Zustellregeln lassen sich mandantenspezifisch definieren. So kann beispielsweise festgelegt werden, welche Abteilungen eine direkte Zustellung erhalten, wo Smart Locker zur Selbstabholung genutzt werden oder welche Sendungen dokumentationspflichtig sind. Auch standortübergreifende Szenarien lassen sich problemlos abbilden.

Process Data Analysis: Leistung messbar machen

Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die integrierte COSYS Process Data Analysis (PDA). Sie verwandelt operative Sendungsdaten in belastbare Kennzahlen – getrennt nach Mandant, Organisation oder Standort.

Poststellenverantwortliche erkennen auf einen Blick, wie viele Sendungen pro Mandant verarbeitet werden, welche Durchlaufzeiten eingehalten werden und wo Engpässe entstehen. SLA-Erfüllungsquoten lassen sich ebenso auswerten wie Zustellzeiten, Volumenspitzen oder wiederkehrende Sonderfälle.

Damit wird die Poststelle erstmals steuerbar. Leistungen können intern oder extern transparent nachgewiesen und verursachergerecht abgerechnet werden. Diskussionen über Servicequalität oder Kosten verlieren ihre Grundlage – die Daten sprechen für sich.

Mehr als Postverteilung: ein skalierbares System

COSYS versteht Postverteilung nicht als Insellösung. Die Software ist Teil eines modularen Gesamtsystems für Inhouse-Logistik und interne Transporte. Smart Locker lassen sich nahtlos integrieren, um Abholungen zeitunabhängig zu ermöglichen. Schnittstellen zu ERP-, HR- oder Ticketsystemen sorgen für durchgängige Prozesse. Mobile Geräte werden über COSYS MDM zentral verwaltet, konfiguriert und abgesichert.

So wächst die Lösung mit den Anforderungen – egal, ob neue Gesellschaften hinzukommen oder bestehende Mandanten ihre Prozesse ausweiten.

Fazit: Shared Services brauchen digitale Klarheit

Eine zentrale Poststelle für mehrere Gesellschaften funktioniert nur dann nachhaltig, wenn Prozesse transparent, messbar und fair steuerbar sind. COSYS liefert dafür die passende Plattform. Mandantenfähige Postverteilung, saubere Trennung nach Organisationen und eine leistungsstarke Prozessdatenanalyse machen aus einer klassischen Poststelle einen professionellen Shared Service mit echtem Mehrwert.

Wer mehrere Organisationen effizient bedienen will, braucht mehr als gute Absichten – er braucht belastbare Daten und ein System, das Komplexität beherrscht. COSYS schafft genau diese Grundlage.

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