Digitalisierung der Stichtagsinventur: Interne Mitarbeiter als präzise Zähler

Die Herausforderung: Personalmangel und steigende Qualitätsanforderungen

Unternehmen stehen bei der Inventur zunehmend unter Druck: Externe Dienstleister sind teuer oder nicht verfügbar, interne Teams oft überlastet und manuelle Prozesse erhöhen das Fehlerrisiko. Ohne klare digitale Struktur drohen Verzögerungen, fehlerhafte Bestände und Compliance-Probleme. Es braucht eine Lösung, die unabhängig von externen Kapazitäten funktioniert und zugleich Datenqualität und Steuerbarkeit erhöht.

Die Lösung: Interne Belegschaft als leistungsstarke Zähleinheit

Der COSYS Inventurservice transformiert interne Mitarbeitende, unabhängig von ihren Vorkenntnissen, in ein präzises, geführtes Zählteam. Die hybride Kombination aus BYOD-Smartphones und professionellen MDE-Geräten wie dem Zebra TC22/TC27 oder dem Honeywell CT32 ermöglicht eine flexible, skalierbare Abdeckung aller Zählbereiche.

Schlüsselkomponenten der Lösung

• Intuitive Inventur-App: Die App führt Anwender Schritt für Schritt durch die Erfassung von Artikeln und Mengen. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche hält den Schulungsaufwand minimal und steigert die Produktivität bereits ab dem ersten Einsatz.
• Plausibilitätsprüfung: Abgleich mit Stammdaten, Warnung bei Dubletten oder unbekannten Artikeln. Fehler werden verhindert, bevor sie in das System gelangen.
• Hybride Hardware-Flexibilität und Mietservice: BYOD (Android/iOS) für einfache Zählprozesse, robuste MDE-Geräte für hohe Scanvolumina. Der COSYS Mietservice stellt vorkonfigurierte Geräte für Spitzenphasen bereit und vermeidet unnötige Investitionskosten.
• Offline-Fähigkeit für unterbrechungsfreie Abläufe: Alle Daten werden lokal gesichert und automatisch synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht. Ideal für Kellerbereiche, Hochregallager und Funkschatten.

Zentrale Steuerung: Der COSYS WebDesk als Kontroll- und Qualitätssystem

Der webbasierte WebDesk bildet das Herzstück der Inventursteuerung. Sämtliche mobilen Erfassungen fließen in Echtzeit ein und ermöglichen eine lückenlose Prozesskontrolle.

Vorteile für Inventurleiter und Management

• Live-Überwachung und Visualisierung: Dashboards zeigen den Fortschritt je Bereich, Team und Mitarbeiter. Engpässe und Abweichungen werden sofort sichtbar.
• Direkte Plausibilisierung und Korrektursteuerung: Soll/Ist-Differenzen können unmittelbar geprüft, Nachzählungen angeordnet und Ergebnisse validiert werden, solange das Team noch vor Ort ist.
• ERP-Integration ohne manuelle Schritte: Bewährte Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics, Sage, weclapp u. a. übertragen die finalen Inventurdaten automatisch und revisionskonform.
• Audit- und Revisionssicherheit: Alle Zähldurchgänge, Korrekturen und Aktionen werden historisiert und dokumentiert. Dies schafft volle Nachvollziehbarkeit für interne Prüfungen und Wirtschaftsprüfer.

Business Impact: Operative Unabhängigkeit und messbarer ROI

Durch die Nutzung der internen Belegschaft, ergänzt durch flexible Mietgeräte, sinken Zählkosten und externe Abhängigkeiten erheblich. Die digitale Plausibilisierung minimiert Nachzählungen und Fehlbuchungen und erhöht so die Datenqualität für Bilanzierung und Planung. Unternehmen gewinnen Transparenz, Prozesssicherheit und eine deutlich höhere Steuerbarkeit ihres Inventurprojekts.

Fazit

Mit dem COSYS Inventurservice wird die Stichtagsinventur von einem risikoreichen Pflichtprozess zu einem effizient gesteuerten, digitalen Qualitätsablauf. Die Kombination aus intuitiver App, skalierbarer Hardware und zentraler Echtzeit-Steuerung schafft langfristige Revisionssicherheit und stärkt die operative Unabhängigkeit von Unternehmen.

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie der COSYS Inventurservice Ihre nächste Inventur effizienter und auditsicher macht. Eine kostenfreie Inventur-App-Demo für Android/iOS steht ebenfalls bereit.