Nie wieder Excel: Digitale Inventur für Fertiger ohne Medienbrüche (per API/XML)

Einleitung: Warum Excel-Listen zum operativen Risiko werden

Die jährliche Inventur stellt technische Fertiger regelmäßig vor Herausforderungen. Obwohl ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder proALPHA zentrale Prozesse steuern, erfolgt die physische Bestandsaufnahme in vielen Betrieben weiterhin über Papierlisten und Excel-Dateien.

Das Ergebnis ist eine fehleranfällige Medienbruchkette: 

Manuelle Zählung → Excel-Konsolidierung → Nachträgliche ERP-Pflege

Diese Vorgehensweise führt zu Transkriptionsfehlern, massivem Administrationsaufwand und unzuverlässigen Bestandsdaten, was sowohl den Jahresabschluss verzögert als auch Prognosen und Materialdisposition beeinträchtigt.

Die zentrale Frage lautet: Wie gelangen die Ist-Bestände fehlerfrei und ohne Umwege vom Lagerplatz ins ERP?

COSYS als Brückenlösung: Von der Erfassung bis zur ERP-Integration

Die COSYS Inventur Software eliminiert Excel-Fehler vollständig und schafft eine digitale Kette vom Point of Action bis ins ERP. Die Lösung fungiert als flexible Middleware, die die mobilen Prozesse der Inventur mit der zentralen IT verbindet.

1. Mobile Datenerfassung statt Tabellenbearbeitung

Mitarbeiter erfassen die Bestände direkt am Lagerplatz über geführte Workflows auf mobilen Geräten (MDE oder Smartphone). Barcode-Scanning verhindert Fehleingaben und erhöht die Bestandsgenauigkeit unmittelbar. Gerade in der Fertigung ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit entscheidend: Die COSYS Inventur App ermöglicht die parallele Erfassung von Chargen, Seriennummern (z. B. für Audit-Zwecke) und die Kennzeichnung von NVE-Einheiten (Nummer der Versandeinheit, SSCC).

Vorteile der mobilen Erfassung:

• Sofortige Plausibilitätsprüfung
• Drastische Reduktion von Tipp- und Übertragungsfehlern
• Standardisierte Workflows für technische Artikelstrukturen
• Optionale MDE-Miete (z. B. Honeywell CT32, Zebra TC22/TC27) zur Reduktion hoher Anschaffungskosten

2. Der COSYS WebDesk: Zentrale Datendrehscheibe

Alle mobilen Zähldaten werden in Echtzeit in den COSYS WebDesk übertragen. Frühere Excel-Konsolidierungen entfallen vollständig.

Funktionen des WebDesk:

• Soll-Ist-Abgleich 
• Validierung und Freigabe der Inventurdaten
• Vorbereitung der strukturierten Übergabe in das ERP
• Zentrale Transparenz über Zählfortschritt und Differenzen

Der WebDesk ersetzt damit die manuelle, fehleranfällige Datenfusion und bildet die Single Source of Truth der Inventur.

3. Flexible und sichere ERP-Anbindung per API oder XML

Der größte Mehrwert für technische Fertiger liegt in der flexiblen Anschlussfähigkeit an unterschiedliche IT-Landschaften.

Option A: API oder WebServices

Für moderne ERP-Systeme steht eine bidirektionale Echtzeitkommunikation zur Verfügung: ERP exportiert Soll-Bestände → COSYS validiert Zähldaten → Rückmeldung der geprüften Ergebnisse Dies ist der effizienteste Weg, Inventurprozesse zu beschleunigen und manuelle Eingriffe zu minimieren.

Option B: XML/CSV-Export für heterogene ERP-Systeme

Bei älteren oder eingeschränkt anpassbaren Systemen ermöglicht COSYS strukturierte XML- oder CSV-Dateien, die massenhaft und konsistent importiert werden können. Dies ersetzt fehleranfällige Excel-Vorlagen und schafft eine robuste Datenqualität.

Strategische Vorteile der digitalen Inventur mit COSYS

1. Prozessqualität erhöhen Die digitale Kette von der mobilen Erfassung bis zur ERP-Integration reduziert menschliche Fehler und Medienbrüche signifikant.
2. Betriebsstillstand minimieren Parallel laufende Zählprozesse und Echtzeit-Synchronisation reduzieren die Gesamtdauer der Inventur und beschleunigen den Jahresabschluss.
3. Transparenz schaffen Eine einheitliche Datenbasis verbessert die Versorgungssicherheit und stellt sicher, dass das ERP die realen Bestände widerspiegelt.
4. Kosten senken Administrative Aufwände, Nacharbeiten und Fehlbuchungen werden deutlich reduziert.

Fazit

Die Digitalisierung der Inventur ist für technische Fertiger ein zentraler Hebel zur Steigerung der operativen Exzellenz. Die COSYS Inventur Software verbindet mobile Datenerfassung mit flexiblen ERP-Schnittstellen und minimiert die Risiken manueller Excel-Prozesse. Mit API- oder XML-Anbindung, WebDesk-Steuerung und optionaler MDE-Miete bietet COSYS die technologische Basis für eine schnelle, sichere und vollständig digitale Inventur.

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