Spätestens bei der Frage, wie nachhaltig eine Verwaltung eigentlich wirtschaftet, ist das Thema Beschaffung keine trockene Verwaltungsaufgabe mehr, sondern ein Politikum. Weiter gefragt; wie man ökologische Ideale in einer Welt aus Faxgeräten, unübersichtlichen Excel-Listen und tausenden von Einzelbestellungen umsetzt; darüber scheiden sich die Geister. Eine Antwort lieferte im F⁠e⁠b⁠r⁠u⁠a⁠r⁠ 2026 ein Interview zwischen TEK-SERVICE AG und ihren Referenzkunden aus Berlin und Ludwigsburg. Es wurde unmissverständlich klar: wer heute noch analog beschafft, hat spätestens beim Thema Nachhaltigkeit verloren.

Der Abschied von der analogen Beschaffung

Das Interview zwischen Monika Schmidt, von der TEK-SERVICE AG und ihren Referenzkunden Achim Florin von der Polizei Berlin und Lars Keller von der Stadt Ludwigsburg brachte es auf den Punkt: Nachhaltigkeit im Einkauf scheitert in der Praxis nicht am fehlenden Willen, sondern an der fehlenden Datenbasis. Ohne Digitalisierung bleibt der Einkauf ein Blindflug. Wie will man die Wirtschaftlichkeit und Qualität von Öko-Produkten nachweisen, wenn man keinen direkten Vergleich hat? Wie soll Transparenz entstehen, wenn der manuelle Aufwand jede gute Absicht im Keim erstickt? Die Interviewpartner waren sich einig: Digitalisierung ist nicht länger ein optionales Extra, sondern das Fundament, auf dem moderner, verantwortungsbewusster Einkauf überhaupt erst stehen kann.

Vom Polizeiprojekt zum landesweiten eWarenhaus Berlin

Wie gewaltig die Hebelwirkung digitaler Prozesse ist, zeigt der entschlossene Angang der Berliner Polizei. Achim Florin, Polizei Berlin, berichtete eindrucksvoll von einer Transformation, die 2019 in Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG als Pilotprojekt begann. Zuvor regierte noch die analoge, papiergestützte Beschaffung. Das war intransparent, kaum steuerbar und unwirtschaftlich. Wenige Monate nach Projektbeginn sah die Welt bereits anders aus; man hatte erste Zielstellungen schneller erreicht als erwartet. Mittlerweile hat sich der mutige Angang der Berliner Polizei zu einer landesweiten Einkaufslösung entwickelt. Heute kommt der Einkauf des Landes Berlin “schnieke“ daher. Er präsentiert sich transparent, leicht steuerbar, pfiffig und führt zu spürbarer Arbeitsentlastung. Aus allen Berliner Bezirken nutzen heute über 3.500 Besteller aus 180 Dienststellen das „eWarenhaus Berlin“. Im Angebot sind aktuell über 50 durch das Landesverwaltungsamt Berlin ausgeschriebene Rahmenverträge. Damit werden zehntausende Artikel über das sogenannte Sammelbestellverfahren abgerufen. Der derzeitige, jährliche Umsatz liegt bei € 10 Millionen; Tendenz: steigend. Man schätzt und partizipiert gerne von neuen Lösungen und Projekten des Einkaufsdienstleisters. So lässt sich aktuell durch das ESG Score Projekt der nachhaltige Einkauf „einfach machen“. Anstatt mühevoll Labels zu vergleichen, liefert das „eWarenhaus Berlin“ sozusagen nebenbei die ökologische Bewertung direkt am Artikel mit.

eEinkauf macht´s möglich

Monika Schmidt von der TEK-SERVICE AG rückblickend: „als Dienstleistungsunternehmen sorgen wir seit 2000 bundesweit für digitale Einkaufsprozesse der öffentlichen Hand. Wie „ein roter Faden“ ziehen sich automatisierte Verfahren durch Verwaltungsabläufe unserer Kunden auf Kommunal- und Landesebene.“ Vom Einkauf, über die Ausschreibungsvorbereitung, bis hin zur elektronischen Abrechnung lassen sich Prozesse damit für jede Verwaltung leicht steuern. Mindestanforderung: Internetzugang. „Wir als Dienstleister kümmern uns fortlaufend um die Entwicklung und Bereitstellung unserer Technologie, sowie um die Realisation von Schnittstellen zu Lieferanten, oder zu den Finanzsystemen unserer Kunden.“ Darüber hinaus unterstützt unser „Helpdesk“ Besteller im operativen Tagesgeschäft des Einkaufes. Der Clou steckt im Grunde in der Kombination aus Digitalisierung und Service: Kundenwünsche, Trends und Anforderungen werden frühzeitig durch uns erkannt und im Sinne „Einer für alle; alle für einen“ programmiert und im gesamten Kundenkreis ausgerollt.“ Das aktuelle ESG-Score Projekt macht deutlich: neben Stadt Ludwigsburg und Land Berlin können sich bundesweit alle TEK-Kunden einen Eindruck darüber verschaffen. Denn seit Juni 2025 erfolgt wöchentlich, systemgetrieben der Abgleich sämtlicher Katalogdaten auf Basis bestimmter Parameter. Im Ergebnis wird der aktuelle ESG-Score auf Artikelebene im jeweiligen Einkaufsportal aller TEK-Kunden angezeigt. Besteller treffen damit leicht, auf Grundlage eines Punktesystems, die richtige, nachhaltige Kaufentscheidung

Strategisch planen, digital handeln: Nachhaltiges Ludwigsburg

Lars Keller von der Stadt Ludwigsburg verdeutlichte, Technik allein reicht nicht aus. In Sachen Nachhaltigkeit braucht es „top down“ und auf lange Sicht die strategisch, organisatorische Ausrichtung. So hatte Stadt Ludwigsburg bereits 2014 den Deutschen Nachhaltigkeitspreis für vorbildliche Verwaltung erhalten. 2019 folgte die Auszeichnung „Klimaaktive Kommune“ und 2020 der BME-Preis „Innovation schafft Vorsprung. Um die bis dato praktizierte analoge Beschaffung neu auszurichten, wurde bereits 2018 eine Projektidee auf den Weg gebracht, welche zur Neustrukturierung und Digitalisierung des Einkaufs führen sollte. Hohe Priorität hatte dabei die Vergabe und Einführung eines E-Procurementsystems. Die Umsetzungsphase begann 2020 in Zusammenarbeit mit dem Einkaufsdienstleister TEK-SERVICE AG. Bereits 2021 stand Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadt Ludwigsburg „DiWa“, das digitale Warenhaus, zur Verfügung. Der nachhaltige Einkauf war dabei von vorne herein strategisches Ziel und wurde durch klare Dienstanweisungen untermauert. „DIWA“, dient seither verwaltungsweit als wirtschaftliches und nachhaltiges Steuerungsinstrument. Ludwigsburg zeigt, dass durch Schulungen, in Kombination mit einer Kompetenzstelle die Akzeptanz der Belegschaft für „DiWa“ steigt. Digitalisierung im Einkauf wird hier nicht als Hürde, sondern als Chance begriffen, die eigene Verwaltung modern und zukunftsfähig aufzustellen

 „Top down“ hat die Bundesregierung einen nationalen Fahrplan aufgestellt, der wichtige Beiträge zur Erreichung der Agenda 2030 der Vereinten Nationen leistet. „Bottom up“ präsentieren sich heute bereits Einkaufslösungen auf Kommunal- oder Landesebene: digital, nachhaltig und ertüchtigt.Und das geht so: seit dem Jahr 2000 entscheiden sich Verwaltungen und Organisationen für die webbasierende Einkaufsdienstleistung der TEK-SERVICE AG. Gemeinden, Städte, Kreisverwaltungen, kommunale Dachverbände, oder Landesverwaltungen erzielen, in Zusammenarbeit mit ihrem Einkaufsdienstleister, bei geringsten Anforderungen (Internetzugang), Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten, hohe Wirtschaftlichkeit, Arbeitsentlastung, oder strategische Mehrwerte.

Zunehmend erkennen Verwaltungen darüber hinaus den eEinkauf als mächtigen Hebel zur Qualifizierung von Sortimenten unter Aspekten der Nachhaltigkeit. Im Rahmen eines 12-monatigen, Projektes der TEK-SERVICE AG, wird der ESG Score durch den wöchentlichen, automatisierten Abgleich von Katalogdaten auf Artikelebene vergeben. Das Projekt ging im Juni 2025, in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen SUSTAYNR, an den Start. Seither ist eine stetige Zunahme der ESG Scores in den jeweils individuellen Katalogdaten aller TEK-Kunden zu verzeichnen. Die Entwicklung ist aussichtsreich. Experten berichten im Rahmen des „kleine kniffe“ Webcasts aus der Praxis:

Thomas Heine | Moderation | Chefredakteur des Magazins „kleine kniffe“

Achim Florin | Vergabegrundsatzstelle Polizei Berlin | „Vater“ des eWarenhaus des Landes Berlin

Lars Keller | Leitung Einkauf und Vergabe Stadt Ludwigsburg | DIWA Ludwigsburg

Monika Schmidt | Marketing & Sales | TEK-SERVICE AG

Erfahren Sie Näheres über die individuellen Zielstellungen der Einkaufsstrategen und warum gerade der eEinkauf zum „Gamechanger“ in Sachen Nachhaltigkeit avanciert. Im Rahmen der Lifepräsentation des ESG Scores im TEK-Einkaufsportal wird deutlich, wie sich der automatisierte, punktebasierte Datenabgleich zwischen zwei Systemen im laufenden Betrieb präsentiert. Lassen Sie sich ermutigen, den Beispielen aus Berlin und Ludwigsburg zu folgen, am

Mittwoch, 25. Februar 2026 | von 14.00 bis 15.00.

Ihre Anmeldung nehmen Sie vor unter:

https://zoom.us/meeting/register/yi-2DPljSPah4o0cCOgozw#/registration

TEK-SERVICE AG ist seit 2000 bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister für Verwaltungen und KMU. Auf Basis webbasierender, selbstentwickelter Technologie, weitreichender Services und branchenspezifischem Know How, lösen Kunden der TEK-SERVICE AG analoge Beschaffungsabläufe durch digitale Einkaufsprozesse ab. Mindestanforderung für jeden Kunden: Internetzugang. Damit laufen Bestellungen, Genehmigungsprozesse, Katalogmanagement, Lieferantenkommunikation, Rechnungen und vieles mehr, digital über ein einziges Einkaufsportal. Prozesse werden standardisiert und automatisiert abgewickelt. Daten stehen in Echtzeit bereit. So entsteht Transparenz. So entstehen Kontroll- bzw. Steuerungsmöglichkeiten. Und so sinken Prozesskosten, sowie Durchlaufzeiten. Vertraglich geregelte Termine sind zentral abgelegt. Im Idealfall ist das System mit der Finanzbuchhaltung und dem ERP System des Kunden verknüpft. Polizei Berlin integriert auf diese Weise ihre Mittelbindung in den Bestellprozess. Stadt Reutlingen kombiniert den Einkaufsprozess gleich mit der automatisierten Abrechnung im Gutschriftsverfahren. Ergebnis: Der gesamte Weg von der Bestellung bis zur Bezahlung ist digital. Doppelarbeiten verschwinden. Fehler auch. Das klingt technisch. In der Praxis ist es vor allem eins: spürbare Entlastung. Ebenso wichtig ist die Verknüpfung des Einkaufs mit der Ausschreibungsvorbereitung und Vergabe. So erzeugt jede Bestellung Daten, die automatisch zu standardisierten Leistungsverzeichnissen aufbereitet werden. Alleine das spart Wochen des Erhebungsaufwandes. Die Leistungsverzeichnisse gehen nach Prüfung der Einkaufsentscheider beim Kunden zur eVergabe. Nach Vergabeentscheid durch die Verwaltung, sorgt TEK für den Import der Katalogdaten und das Onboarding des Lieferanten. So schließt sich der Kreis. Schnell und medienbruchfrei.

Die Umsetzung kann erstaunlich schnell gehen. In mehreren Projekten lagen zwischen Start und Roll‑out nur wenige Wochen. Schulungen sind schlank, der Helpdesk des Dienstleisters unterstützt. Und die Lösung bleibt flexibel: Der Wechsel von Lieferanten ist jederzeit möglich, weil die Steuerung über eine neutrale Plattform läuft. Durch die Integration des ESG Scores in das Einkaufsportal wird Nachhaltigkeit vom Schlagwort zur praktischen Steuerungsgröße. Zahlreiche bewährte und ertüchtigte Praxisbeispiele finden sich unter

https://www.vdz.org/partner/tek-service-ag

Seit ihrer Gründung hat sich TEK-SERVICE AG für Eigenentwicklung entschieden. Grund hierfür: Qualitätsanspruch und Geschwindigkeit. So gilt es jeweils zeitnah Anforderungen der Kunden bedienen zu können. Zum anderen ist es wichtig, sich rechtzeitig mit zukünftigen Zielstellungen zu befassen und Lösungen zu entwickeln. Monika Schmidt: “ Am Beispiel eRechnung wird das deutlich. Ein Kunde bat uns 2014 um Unterstützung für einen Arbeitskreis. Bereits 2015 waren wir in der Lage, allen unseren Kunden eRechnungen im ZUGFeRD Format zu übermitteln. Parallel hierzu haben wir erforderliche Felder, für die Leitweg ID unserer Kunden gleich mitentwickelt. Aktuell ist Datensouveränität und Sicherheit ein großes Thema. Auch an dieser Stelle haben wir uns bereits vor Jahren auf den Weg gemacht. Heute können wir diesen Anforderungen mit unseren Zertifikaten, wie „BSI-IT Grundschutz“, „Software made in Germany“, Software hosted in Germany“ begegnen. Und – wir gehen aus Überzeugung noch zwei Schritte weiter. In Sachen Datensouveränität haben wir uns ganz bewusst nicht nur für ein deutsches Rechenzentrum, sondern auch für eine deutsche Cloud entschieden. Konsequenterweise treiben wir unsere KI Strategie ebenfalls unter Aspekten der Datensicherheit und Souveränität voran. “ resümiert Monika Schmidt.

Die bundesweite Diskussion um einheitliche Infrastrukturen beobachtet TEK eher am Rande. Um bei zukünftigen Entwicklungen vorne mitzuspielen, braucht es Weitsicht, Kreativität, Geschwindigkeit und vor allem; ertüchtigte, pfiffige Lösungen, von denen alle gerne partizipieren. „Unsere Kunden wissen ziemlich genau, was sie wollen. Unterschiedlichste Zielstellungen, lassen sich durch eine verlässliche Einkaufsdienstleistung leicht erreichen. Keiner unserer Kunden macht sich Gedanken über unsere Technologie, Software, Weiterentwicklung, usw. Alles muss einfach bei geringsten Anforderungen (Internetzugang) funktionieren. Vor dem Hintergrund knapper personeller und finanzieller Ressourcen eine kluge Entscheidung: Digitalisierung im Einkauf -einfach machen lassen.“ fasst Monika Schmidt zusammen.“

Wie das konkret funktioniert, zeigt das K21 Webinar am
02. September 2025 um 14.00 Uhr
anhand von Erfahrungen im eWarenhaus des Landes Berlin.

Hier geht´s zur Anmeldung und weiteren Informationen

https://www.kommune21.de/k21-meldungen/nachhaltig-einkaufen-digital-und-transparent/

Interview
Redaktion:
Wie kommt es, dass sich ausgerechnet die öffentliche Hand in Sachen eEinkauf in einer „Poleposition“ befindet, obwohl zu dieser Zeit weit und breit noch nichts von Cloud, KI usw. zu hören war ?
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Hinter den "Fassaden" von Rathäusern und Kreisverwaltungen  verbergen sich teilweise gewaltige Strukturen mit einer hohen Anzahl von Abläufen und Prozessen. Vor dem Hintergrund steigender Anforderungen, angespannter Haushaltslagen und zunehmend knapper werdenden Personalressourcen suchte man bereits Anfang der 2000er nach Lösungen. Einige wenige Verwaltungen haben früh verstanden, dass die Digitalisierung von Prozessen einen zuverlässigen Ausweg bot und zeigten sich offen für Lösungen.
Redaktion:
Sie verweisen seit den frühen 2000 er Jahren bundesweit auf namhafte Referenzen. Wie konnte es so früh zu solchen Erfolgsgeschichten kommen?
Schmidt:
Wie gesagt, gesucht waren konkrete Lösungen als  Ausweg aus der Kostenfalle. Da passten unsere webbasierenden Einkaufsservices perfekt. Mindestanforderung: Internetzugang; dann konnte es direkt losgehen. Für die Steuerung und den laufenden Betrieb, Onboarding der Besteller, Kataloge und Lieferanten sorgten wir. Die Bearbeitung von Reklamationen und Artikelanfragen, die Realisation von Schnittstellen, oder die automatisierte Bestellweiterleitung erfolgte ebenfalls durch uns. Die Weiterentwicklung unserer Technologie folgte zügig und kontinuierlich entlang den Anforderungen unserer Kunden. Das alles sprach sich in der Verwaltungswelt herum, führte zu neune Geschäftsbeziehungen – und daran hat sich bis heute nichts geändert.
Redaktion:
TEK-SERVICE AG bedient auch heute noch schwerpunktmäßig den Einkauf der öffentlichen Hand. Warum ist das so und wären Ihre Services nicht auch für sogenannte „privatwirtschaftliche „ Unternehmen, bzw. KMU eine Option?
Schmidt :
Wir sind zwar in die Verwaltungsbranche hineingewachsen. Aber natürlich ist unsere webbasierende Einkaufslösung auch für jedes Unternehmen interessant. Denn so wie wir für jede Verwaltung ihre „Lieferantenkette“ auf Basis digitaler Industriestandards anbinden, können wir auch jedes Unternehmen mit seiner eigenen „Supply – Chain“ verknüpfen.
Redaktion:
Wie sehen Sie die Zukunft, gerade auch vor dem Hintergrund der Diskussion um KI
Schmidt:
Mittels unserer Webservices ist der Digitalisierungsgrad von Einkaufsprozessen hoch. Das schafft die Datenlage, die wir für unseren Einstieg in das weite Feld der KI benötigen. Dieses Potential werden wir natürlich nutzen und sind jetzt bereits  gespannt, welche Dimensionen sich damit für uns und unsere Kunden eröffnen. 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der webbasierenden Einkaufsdienstleistung der
TEK-SERVICE AG Es handelt sich hierbei um die zentrale, verwaltungsweit integrierte, webbasierende Einkaufslösung, die alle Einkaufsvorgänge von Verwaltungen, Organisationen und KMU transparent steuert, bündelt und Daten konsolidiert. Das führt nicht nur zu hoher Wirtschaftlichkeit, sondern eröffnet auch seit über einem Jahrzehnt rudimentäre Möglichkeiten der Qualifizierung von Katalogen unter Aspekten der Nachhaltigkeit.

Allerdings ist auch eine stetige Zunahme von Nachhaltigkeitslabeln zu verzeichnen, was die Qualifikation von Artikeln und Sortimenten für den Einkauf erschwert. Darüber hinaus wird damit die Vergleichbarkeit für Besteller am Arbeitsplatz zur echten Herausforderung.

Monika Schmidt Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-SERVICE AG:“ wir haben lange nach Wegen gesucht, um Massen von Artikelstammdaten automatisiert so verarbeiten zu können, dass Transparenz, Steuerung und Vergleichbarkeit, unter Berücksichtigung der Vielfalt von Nachhaltigkeitslabeln, einfach und belastbar möglich werden. In Zusammenarbeit mit den Experten der SUSTAYNR haben wir im Juni 2025 den ESG Score in unsere Einkaufslösung integriert. Dank digitaler Prozesse partizipieren seit diesem Zeitpunkt hunderte von Verwaltungen und Organisationen, Artikelbezogen von Effekten des ESG Score. Der Begriff steht für „Environment, Social und Governance“. Es handelt sich gewissermaßen um ein nominiertes Maß, um die Nachhaltigkeit von Produkten labelübergreifend zu vergleichen und zu kennzeichnen.“

Jan Bussiek, Geschäftsführer der SUSTAYNR beschreibt das so:“ Wer nachhaltig beschaffen möchte, muss sich vor der Kaufentscheidung Transparenz zur Nachhaltigkeit der unterschiedlichen Angebote verschaffen. Das wiederum bringt enorm hohen Bürokratieaufwand mit sich. Denn für jede Markterkundung müssen nicht nur zur Warengruppe passende Bewertungskriterien ausgewählt werden. Es sind gleichzeitig zu jedem Produkt entsprechende Nachhaltigkeitsdaten zu erheben. Wir vom Fachverlag SUSTAYNR haben uns dieser Aufgabe angenommen und bereits für über eine Million Standardprodukte von Büromaterialien und ITK-Produkten ESG Scores berechnet. Indem TEK-SERVICE AG nun den ESG Score in ihre Einkaufslösung integriert, können Einkaufende Produkte in den digitalen Katalogen nicht nur unter Aspekten der Nachhaltigkeit sortieren. Sie haben gleichzeitig mit wenigen Klicks Zugriff auf die voll transparenten Bewertungskriterien. In unserer Zusammenarbeit schaffen wir einen entscheidenden Beitrag zum Upgrade auf eine nachhaltige soziale Marktwirtschaft. Interessant zu wissen: Alle unsere bisherigen Auswertungen zeigen, dass die nachhaltig besseren Produkte nicht einmal teurer in der Anschaffung sind.“

Monika Schmidt von TEK-SERVICE AG abschließend: im „digitalen Zusammenspannen“ der beiden Technologien von TEK-SERVICE AG und SUSTAYNR liegt der Schlüssel zum Erfolg. Mit unserem Projekt betreten wir Neuland. Indem wir das Projekt gemeinsam vorantreiben, dürfen wir Erfahrungen sammeln, lernen und vor allem, Innovation erleben. Entscheiden ist letzten Endes jedoch die Akzeptanz unserer Kunden. Wir sind nun einmal zuversichtlich, daß der ESG Score in Sachen Nachhaltigkeit die erforderliche Wertschätzung finden wird.“

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der webbasierenden Einkaufsdienstleistung der 
TEK-SERVICE AG
Es handelt sich hierbei um die zentrale, verwaltungsweit integrierte, webbasierende Einkaufslösung, die alle Einkaufsvorgänge von Verwaltungen und Organisationen transparent steuert, bündelt und Daten konsolidiert. Das führt nicht nur zu hoher Wirtschaftlichkeit, sondern eröffnet auch seit über einem Jahrzehnt rudimentäre Möglichkeiten der Qualifizierung von Katalogen unter Aspekten der Nachhaltigkeit.

Allerdings ist auch eine stetige Zunahme von Nachhaltigkeitslabeln zu verzeichnen, was die Qualifikation von Artikeln und Sortimenten für den Einkauf erschwert. Darüber hinaus wird damit die Vergleichbarkeit für Besteller am Arbeitsplatz zur echten Herausforderung.

Monika Schmidt Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-SERVICE AG:“ wir haben lange nach Wegen gesucht, um Massen von Artikelstammdaten automatisiert so verarbeiten zu können, dass Transparenz, Steuerung und Vergleichbarkeit, unter Berücksichtigung der Vielfalt von Nachhaltigkeitslabels, einfach und belastbar möglich werden. In Zusammenarbeit mit den Experten der SUSTAYNR integrieren wir nun ab sofort den ESG Score in unsere Einkaufslösung. Der Begriff ESG Score steht für „Environment, Social und Governance“. Es handelt sich gewissermaßen um ein nominiertes Maß, um die Nachhaltigkeit von Produkten labelübergreifend zu vergleichen und zu kennzeichnen.“

Jan Bussiek, Geschäftsführer der SUSTAYNR beschreibt das so:“ Wer nachhaltig beschaffen möchte, muss sich vor der Kaufentscheidung Transparenz zur Nachhaltigkeit der unterschiedlichen Angebote verschaffen. Das wiederum bringt enorm hohen Bürokratieaufwand mit sich. Denn für jede Markterkundung müssen nicht nur zur Warengruppe passende Bewertungskriterien ausgewählt werden. Es sind gleichzeitig zu jedem Produkt entsprechende Nachhaltigkeitsdaten zu erheben. Wir vom Fachverlag SUSTAYNR haben uns dieser Aufgabe angenommen und bereits für über eine Million Standardprodukte von Büromaterialien und ITK-Produkten ESG Scores berechnet. Indem TEK-SERVICE AG nun den ESG Score in ihre Einkaufslösung integriert, können Einkaufende Produkte in den digitalen Katalogen nicht nur unter Aspekten der Nachhaltigkeit sortieren. Sie haben gleichzeitig mit wenigen Klicks Zugriff auf die voll transparenten Bewertungskriterien. Mehr noch; ist ein relevantes Produkt noch nicht vom ESG Score abgedeckt, kann der Anbieter eingeladen werden, über einen für ihn kostenlosen Webzugang per Eigenerklärung die für das Scoring notwendigen Daten zu hinterlegen – produktneutral und diskriminierungsfrei.“

Mit anderen Worten: im „digitalen Zusammenspannen“ der beiden Technologien von TEK-SERVICE AG und SUSTAYNR liegt der Schlüssel zum Erfolg. Monika Schmidt:“ tatsächlich wirkt es nahezu magisch, wenn Massen von Katalogdaten, automatisiert, im Rahmen wöchentlicher Updates, gescored werden. Bestellern fällt es damit leicht, die richtige, nachhaltige Kaufentscheidung zu treffen. Einkauf und Vergabe können via ESG Score die Vergleichbarkeit von Angeboten unter Nachhaltigkeitsaspekten treffen. In der Zusammenarbeit mit SUSTAYNR betreten wir tatsächlich, wie so oft, Neuland. Indem wir das Projekt gemeinsam vorantreiben, dürfen wir Erfahrungen sammeln, lernen und vor allem, Innovation erleben.“

Jan Bussiek abschließend: „In unserer Zusammenarbeit schaffen wir einen entscheidenden Beitrag zum Upgrade auf eine nachhaltige soziale Marktwirtschaft. Interessant zu wissen: Alle unsere bisherigen Auswertungen zeigen, dass die nachhaltig besseren Produkte nicht einmal teurer in der Anschaffung sind.“

Längst verfolgt Deutschland „top down“ den Aspekt der nachhaltigen Beschaffung mittels zahlreicher Strategien, Fahrplänen, Maßnahmenprogrammen, usw. So hat sich die Bundesregierung verbindliche Ziele gesetzt, um Nachhaltigkeitskriterien bei der Beschaffung einzuhalten. Das Vergaberecht bietet bei der Ausschreibung von Waren und Dienstleistungen den nötigen Spielraum für die Einbeziehung ökologischer und sozialer Nachhaltigkeitsaspekte. Es gilt, Gestaltungsmöglichkeiten einer strategischen Auftragsvergabe anzuwenden und direkt im Anschluss, konsequent im operativen Tagesgeschäft des Einkaufes zum Einsatz zu bringen. Städte Mainz und Ludwigsburg haben dieses Potential bereits vor Jahren erkannt und wirksam, sowie erfolgreich für ihre jeweilige Stadtverwaltung umgesetzt. Voraussetzung hierfür war zunächst die konsequente Digitalisierung von Einkaufsprozessen über die jeweiligen Verwaltungsstrukturen hinweg. Auf Grund der webbasierenden Einkaufsdienstleistung der TEK-SERVICE AG war es für beide Städte mit minimalen technologischen Anforderungen (Internetzugang), sowie kurzen Projektzeiten von 8 Wochen möglich, den „Switch“, von analoger Beschaffung und dezentraler Ressourcenverwaltung, zum elektronischen Einkauf und den damit einhergehenden Steuerungsmöglichkeiten, herbeizuführen.

Landeshauptstadt Mainz: nachhaltiger Einkauf im Rathaus

Landeshauptstadt Mainz hatte bereits Anfang 2000 Erfahrungen mit der eVergabe gesammelt. Es wurde schnell deutlich, daß nur der eEinkauf die hierfür erforderlichen Daten liefern konnte. Die digitale Verknüpfung von eEinkauf und eVergabe war damit „geboren“.
„Wie hält es denn das Mainzer Rathaus mit der Nachhaltigkeit?“ Die einfache Frage eines Schülers war der Impuls dafür, daß sich Mainzer Entscheider und Strategen ans Werk machten. Auf Basis der ohnehin aus dem eEinkauf vorliegenden Daten, begann man mit der Sichtung, bzw. Qualifizierung von Sortimenten, unter Aspekten der Nachhaltigkeit und sozialen Gerechtigkeit. Parallel zu den Mainzer Bemühungen wurde durch den Dienstleister TEK-SERVICE AG die Weiterentwicklung des technologischen Parts vorangetrieben. Damit hatten gleichzeitig auch alle anderen TEK-Kunden die Möglichkeit, den Aspekt der Nachhaltigkeit in ihre individuelle Einkaufsstrategie zu integrieren, bzw. im jeweiligen Einkaufsportal abzubilden, ein bemerkenswerter Skaleneffekt. Heute hat der Aspekt der Nachhaltigkeit seinen festen Platz in der Mainzer Einkaufsstrategie. Schritt für Schritt wandeln sich seither Sortimente zunehmend in nachhaltige Produktgruppen.

Stadt Ludwigsburg: Nachhaltigkeit im Einkauf durch „DIWA“

Stadt Ludwigsburg stellte ihren Mitarbeitern 2021 „DIWA“, das digitale Warenhaus der Verwaltung, zur Verfügung. Damit gehörte die dezentrale, analoge Beschaffung mit einem Schlag der Vergangenheit an. „DIWA“ sorgt seither für Daten, Steuerungsmöglichkeiten und Transparenz. Das ist nicht nur wirtschaftlich, sondern bietet die belastbare Grundlage, die „Nachhaltigkeitsstrategie“ der Stadt Ludwigsburg fortzuschreiben.

Denn, jeder Katalogartikel ist den Nachhaltigkeitsexperten der Stadtverwaltung bekannt.
Der im Vergaberecht vorhandene Spielraum lässt die Einbeziehung ökologischer und sozialer Nachhaltigkeitsaspekte zu und wird im Rahmen der Ausschreibungen ausgeschöpft.

Autorisierte Besteller der Stadtverwaltung Ludwigsburg greifen damit über „DIWA“ auf verwaltungsweit gebündelte, ausgeschriebene und unter Aspekten der Nachhaltigkeit qualifizierte Rahmenverträge zu. Mitarbeiter bestellen, reklamieren, stellen Artikelanfragen
und nutzen unterschiedliche Monitoring- und Steuerungsmodule.

Ulrich Hellenbrand, Stadt Mainz und Lars Keller, Stadt Ludwigsburg haben über ihre Erfahrungen in Sachen nachhaltiger Einkauf im K21 Webinar im März 2023 berichtet:

https://www.gotostage.com/channel/7876e931a4c5482a8879b70781871cb8/recording/2f0b0f4d30b2415896939d0182b2e8a6/watch

„Technologie ist niemals fertig“, so Monika Schmidt, Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-SERVICE AG. „Wir begleiten die Nachhaltigkeitsstrategieen unserer Kunden seit vielen Jahren. Die Anforderungen steigen stetig, die Anzahl unterschiedlicher Nachhaltigkeitslabels nimmt zu.“ Für Besteller ist es schwierig, individuelle Labels, oder deren Kombinationen einzuschätzen, bzw. zu bewerten. „Labels in unserem TEK-Einkaufsportal nur abzubilden genügt längst nicht mehr. Daher haben wir uns für die Integration des ESG Score in unserem Einkaufsportal entschieden.“ Der ESG Score ermöglicht es Bestellern, auf einen Blick, kumuliert in einem Signet, die Nachhaltigkeit von Standardprodukten anhand von Umwelt-, Sozial- und Governance Kriterien zu bewerten und zu vergleichen. „Es handelt sich dabei zunächst um ein von TEK-SERVICE AG finanziertes Projekt, welches allen TEK-Kunden zu Gute kommt. Immerhin handelt es sich hierbei deutschlandweit um hunderte von Gemeinden, Städten, Kreisverwaltungen, oder Land Berlin; auf die Praxiserfahrungen sind wir gespannt.“ resümiert Monika Schmidt abschließend.

eEinkauf in Kombination mit eAbrechnung und eVergabe

Unterschiedlichste Berichtsformen, sowie Statistiken helfen Verwaltungen und Organisationen, strategische Möglichkeiten auszuloten und umzusetzen. Automatisch erzeugte Leistungsbeschreibungen, „frisch aus dem Einkaufsdatenpool“, sind belastbar und verkürzen die Ausschreibungsvorbereitung um 6 bis 8 Wochen. Die elektronischen Leistungsbeschreibungen werden durch die ausschreibende Stelle mit den erforderlichen Ausschreibungsunterlagen auf die gewünschte Vergabeplattform hochgeladen. Unternehmen geben ihr Angebot direkt in den elektronischen Leistungsbeschreibungen ab. Die Zuschlagsdatei wird an TEK-SERVICE AG übermittelt. Entsprechend konditioniert und aufbereitet wird die neue Katalogdatei in Wort, Ziffer und Bild in das jeweilige Einkaufsportal des Kunden importiert. Ist einmal keine Zeit, oder Personal für anstehende Ausschreibungen vorhanden, übernimmt auf Kundenwunsch ein Partnerunternehmen der TEK-SERVICE AG, die BI_MEDIEN GMBH den Ausschreibungs- und Vergabeservice.

eEinkauf und lokaler Handel

Die aus der Vergabe resultierenden Rahmenverträge lassen sich leicht über das Katalogmanagement des Einkaufsportals steuern. Darüber hinaus bieten bestimmte Schnittstellen die Möglichkeit, Produkte direkt im Shop des betreffenden Lieferanten zu „konfektionieren“. Zurück im verwaltungseigenen Einkaufsportal lassen sich die Warenkörbe/Artikel kontieren, Budgetieren, einer Mittelbindung unterziehen, oder in Genehmigerverfahren einbinden. Ebenso ermöglichen Schnittstellen die Einbindung des örtlichen Buchhandels, wie man es von internationalen Marktplätzen kennt. Einziger Unterschied: der betreffende lokale Buchhandel bezahlt keine Marktplatzprovisionen; kommunale Wirtschaftsförderer schätzen diese Möglichkeit.

Einkaufsportal mit integriertem Markplatz und Datentransfer an ERP

Die Verknüpfung des eEinkaufs mit der eAusschreibung, bzw. eVergabe sorgt für fortlaufend ausgeschriebene Rahmenverträge. Durch die Integration eines in der EU ansässigen Marktplatzes, UNITE, direkt im Einkaufsportal, lassen sich für registrierte Besteller auch Bestellungen jenseits der Rahmenverträge tätigen. Mit anderen Worten: man findet einfach alles und der Zentraleinkauf behält die Übersicht, kann steuern und „lernt“ was an Artikeln und Rahmenverträgen noch fehlt, bzw. „entwickelt“ werden kann. Dieses Modell ist die perfekte Antwort auf einen zunehmend entstehenden „Marktplatzwildwuchs“. Denn Besteller richten keine eigenen „verwaltungsspezifischen“ Accounts bei US amerikanischen, oder asiatischen Marktplätzen ein.

Die Angebote landesweiter Einkaufsverbünde werden von ihren Mitgliedern geschätzt, da „top down“ Mengen gebündelt und zentral ausgeschrieben und vergeben werden. Über das jeweilige zentrale landesweite Einkaufsportal bedienen sich registrierte Besteller von den Katalogen, Marktplätzen, und  Schnittstellen. Gleichzeitig können Daten aus dem Einkaufsportal mittels standardisierter Verfahren und Schnittstellen in das jeweilige ERP-, bzw. Finanzsystem des Mitglieds transferiert werden.

Interview

Redaktion:
Wie kommt es, dass sich ausgerechnet die öffentliche Hand in Sachen eEinkauf offenbar in der Poleposition befindet?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Steigende Anforderungen, knappe Ressourcen verschwinden nicht von alleine. Einzig die Digitalisierung von Prozessen bietet zuverlässig einen Ausweg. Tatsächlich „verbergen“ sich hinter den "Fassaden" von Rathäusern und Kreisverwaltungen teilweise gewaltige Strukturen mit einer hohen Anzahl von Abläufen und Prozessen. Die Frage der Kostensenkung durch Prozessoptimierung, Wirtschaftlichkeit drängt sich bei Verwaltungen förmlich auf.

Redaktion:
Sie verweisen seit den frühen 2000 er Jahren auf namhafte Referenzen. Zu dieser Zeit war weit und breit noch nichts von Cloud, KI usw. zu hören. Wie konnte es so früh zu solchen Erfolgsgeschichten kommen?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Gesucht waren damals bereits Auswege aus Kostenfalle. Die Lizenzierung eigener Software und das damit einhergehende Customizing konnte sich kaum eine Verwaltung leisten. Internes Know-How lag nicht vor; externe Expertise einzukaufen kam aus Kostengründen nicht in Frage. Da kam unser Lösungsangebot gerade recht. Mindestanforderung: Internetzugang; das war alles um von unseren damals bereits weitreichenden Webservices zu partizipieren. Für die Steuerung und den laufenden Betrieb, Onboarding der Besteller, Kataloge und Lieferanten sorgten wir. Die Bearbeitung von Reklamationen und Artikelanfragen, die Realisation von Schnittstellen, oder die automatisierte Bestellweiterleitung erfolgte ebenfalls durch uns. Die Weiterentwicklung unserer Technologie folgte zügig und kontinuierlich entlang den Anforderungen unserer Kunden. Das alles sprach sich in der Verwaltungswelt herum. Und daran hat sich bis heute nichts geändert.

Redaktion:
TEK-SERVICE AG bedient auch heute noch ausschließlich den Einkauf der öffentlichen Hand. Warum ist das so und wären Ihre Services nicht auch für Unternehmen eine Option?

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Sie haben Recht, bis auf wenige Ausnahmen aus unserer Anfangszeit sind wir bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister der öffentlichen Hand. Wir sind tatsächlich in die Verwaltungsbranche „hineingewachsen“. Indem uns die damalige Oberbürgermeisterin Frau Heute-Bluhm die Chance gegeben hat, den eEinkauf in ihrem Lörracher Rathaus „auszuprobieren“, hat sich für uns gleichzeitig auch eine neue, spannende Welt aufgetan. Und ja, natürlich ist unsere webbasierenden Einkaufslösung für jedes Unternehmen ebenfalls interessant. Denn so wie wir für jede Verwaltung ihre „Lieferantenkette“ durch digitale Industriestandards anbinden, können wir auch jedes Unternehmen mit seiner eigenen „Supply – Chain“ verknüpfen.

Redaktion:
Wie sehen Sie die Zukunft, gerade auch vor dem Hintergrund der Diskussion um KI

Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG
Mittels Webservicedienstleistern gelingt der Einstieg in die Digitalisierung von Prozessen effizient. An unserem Beispiel wird das deutlich: Wir von TEK-SERVICE AG kümmern uns zuverlässig um den reibungsfreien Betrieb des operativen Tagesgeschäft des Einkaufes. Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und hohe Wirtschaftlichkeit sind das Ergebnis. Entscheider unserer Kunden legen auf Grund der entstandenen Transparenz nicht nur neue Strategien auf, sie sorgen auch gleichzeitig für die erforderliche Durch- und Umsetzung. Der Grad an digitalen Prozessen steigt und führt zu regelrechten „Datenpools“. Das ist die Stunde der KI, die mit Vorliebe auf Grundlage von  „Echtdaten“ lernen kann. Mit synthetischen Daten weiß sie wenig anzufangen.

Mit anderen Worten: je schneller wir als Gesellschaft mit der Digitalisierung von Prozessen vorankommen, um so zügiger schaffen wir die Voraussetzung von KI. Der Schlüssel liegt also auf dem Durchdringungsgrad digitaler Prozesse: Am besten und schnellsten erreicht man dieses Ziel, wenn man Dienstleister wie uns einfach „machen lässt.“