Das Problem: Fragmentierte Verantwortlichkeiten bremsen Projekte aus

Üblicherweise müssen Unternehmen bei der Entscheidung für SAP Concur mehrere Dienstleister separat beauftragen – einen Implementierungspartner für die Software, ein Reisebüro für das Travel-Fulfillment und gegebenenfalls weitere Berater für Schnittstellen und Prozesse. Die Folgen sind erhöhter Koordinationsaufwand, längere Projektlaufzeiten und ein erhöhtes Risiko für Reibungsverluste.

„Wir haben in gemeinsamen Kundenprojekten immer wieder erlebt, wie viel Zeit und Energie in die Abstimmung zwischen verschiedenen Parteien fließt“, berichtet Marc Will, Geschäftsführer von Intertours. „Mit unserer neuen Partnerschaft eliminieren wir diese Schnittstellenprobleme von Anfang an.“

Die Lösung: Ein eingespieltes Team mit wiederholbaren Prozessen

Die neue Partnerschaft basiert auf einem klar strukturierten Zusammenarbeitsmodell: rocon übernimmt als zertifizierter SAP Concur Implementation Partner die vollständige Systemimplementierung inklusive Expense-Modul, Schnittstellenanbindung und technischem Setup. Intertours bringt die Travel-Expertise ein – von der Anbindung an Buchungssysteme über die Konfiguration von Reiserichtlinien bis zur nahtlosen Integration des Travel-Moduls.

Durch wiederkehrende Abstimmungsroutinen und standardisierte Übergabepunkte entsteht ein eingespieltes Projektteam, das von Projekt zu Projekt effizienter arbeitet. Kunden profitieren von einem einzigen Ansprechpartner-Tandem statt fragmentierter Dienstleistersteuerung.

Die Vorteile für Kunden

Verkürzte Projektlaufzeit: Standardisierte Prozesse und eingespieltes Team ermöglichen eine schnellere Implementierung.

Weniger Abstimmungsaufwand: Klar definierte Verantwortlichkeiten zwischen rocon (System) und Intertours (Travel) reduzieren Meetings und Rückfragen.

Reibungsloser Start: Die kombinierte Expertise sorgt dafür, dass Travel und Expense von Tag eins an zusammenspielen.

Reduziertes Projektrisiko: Die bewährte Partnerschaft minimiert typische Implementierungsfehler und Kommunikationslücken.

„Als SAP Concur Partner mit über 350 erfolgreichen Projekten wissen wir, worauf es ankommt“, erklärt Andreas Glaser, COO bei rocon. „Durch die enge Zusammenarbeit mit Intertours können wir unseren Kunden jetzt eine Komplettlösung bieten, die Travel und Expense perfekt verzahnt.“

Über die Partner

rocon Rohrbach EDV-Consulting GmbH ist seit 2004 zertifizierter SAP Partner und begleitet seit 2015 als SAP Concur Implementation Partner Unternehmen jeder Größe bei der Einführung und Weiterentwicklung von SAP Concur-Lösungen. Mit Standorten in Mainz, Frankfurt, Köln und Mannheim betreut rocon Kunden weltweit.

Am 15. Februar 2025 fiel der offizielle Startschuss für die Zusammenarbeit beim gemeinsamen Kick-Off. Neben dem Sponsoring werden beide Partner künftig eng zusammenarbeiten, um ihre gemeinsamen Werte – Ausdauer, Disziplin, Effizienz und Strategie – auf und abseits der Wettkampfstrecken zu leben.

Drei Disziplinen – im Sport und im Geschäftsleben entscheidend

Triathlon verlangt Spitzenleistung im Schwimmen, Radfahren und Laufen. Genau diese Vielseitigkeit und Struktur braucht auch erfolgreiches Geschäftsreisemanagement. „Im Travel Management haben wir auch 3 Disziplinen zu meistern: Buchen, Bezahlen und Abrechnen. Deshalb haben wir mit unseren Softwarelösungen Travel, Pay und Expense Lösungen geschaffen, die Unternehmen zum Meister im Travel Management machen“, erklärt Marc Will, Geschäftsführer bei Intertours.

Wie kam es zur Zusammenarbeit?

Manchmal entstehen die besten Partnerschaften durch unerwartete Begegnungen. Als Marc einen privaten Verkauf tätigte, kam er mit Karl Mell, dem sportlichen Leiter des TCEC Mainz, ins Gespräch. Was mit einem lockeren Austausch begann, entwickelte sich schnell zu einer geschäftlichen Partnerschaft. Die gemeinsamen Werte von Intertours und dem Triathlonverein machten eine Kooperation nahezu selbstverständlich.

Gemeinsame Inhalte & Auftritte bei Triathlon-Events

Neben der finanziellen Unterstützung profitiert der TCEC Mainz durch das Sponsoring auch von neuen Möglichkeiten, sich auf großen Wettkämpfen zu beweisen. Dank Intertours können Athletinnen und Athleten Reisen zu hochkarätigen Wettbewerben, unter anderem in der zweiten Bundesliga, realisieren. Gleichzeitig wird die Partnerschaft auch auf Social Media und YouTube Früchte tragen. Dank Intertours erhält der Verein Zugang zu professioneller Ausrüstung und Expertise für hochwertige Social-Media-Inhalte. Der TCEC Mainz und Intertours planen gemeinsame Content-Projekte, die die Verbindung zwischen unternehmerischem Erfolg und sportlicher Höchstleistung greifbar machen und dem Verein und dem Sport zu mehr Sichtbarkeit und Relevanz in den sozialen Medien verhelfen sollen.

Verbesserung des Reisemanagements und der Ausgabenkontrolle

Bei Intertours Pay handelt es sich um eine spezielle Travel Card, die für jegliche Geschäftsreiseausgaben verwendet werden kann und in eine smarte Verwaltungs- und Rechnungsmanagementlösung eingebunden ist. Reisende haben die Wahl zwischen physischen und virtuellen Karten, die vollständig mit Google Pay und Apple Pay kompatibel sind. Dies ermöglicht es Reisenden weltweit flexibel zu bezahlen und Unternehmen volle Transparenz und Kontrolle über die Geschäftsreiseausgaben zu behalten.

Fokus auf Anwendererfahrung

Herzstück der Lösung ist eine intelligente Software für das Karten-, Transaktions- und Rechnungsmanagement. Sie ermöglicht die einfache Ausgabe und Verwaltung von Karten, bietet den Nutzern einen Überblick über die getätigten Ausgaben und ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung der Belege – alles in Echtzeit. Die Anwendung bietet eine konsistente und benutzerfreundliche Erfahrung und schafft ein praktisches Werkzeug für die Verwaltung von Geschäftsreiseausgaben.

Eine Lösung mit globaler Reichweite für Unternehmen und Reisende

Intertours Pay bietet Unternehmen und ihren Mitarbeitenden eine flexible Zahlungslösung für Geschäftsreisen weltweit. Die breite Akzeptanz der Visa Karte in Verbindung mit der Möglichkeit, die Karten digital und in Echtzeit zu verwalten, ermöglicht es den Reisenden, jederzeit ohne Einschränkungen zu bezahlen. Darüber hinaus unterstützt der exzellente Kundenservice von Intertours die Reisenden in jeder Situation und weltweit bei Fragen, so dass sie immer bestens betreut sind.

Marc Will, Geschäftsführer von Intertours
"Die Partnerschaft mit Pliant und die Einführung von ‚Intertours Pay‘ unterstreichen unser Engagement für Innovation und Kundenservice. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden eine Lösung anzubieten, die die Bedürfnisse der Reisenden an erste Stelle stellt und weltweit reibungslose Geschäftsreisezahlungen ermöglicht."

Malte Rau, CEO von Pliant
"Mit ‚Intertours Pay‘ setzen wir einen neuen Standard im Management von Geschäftsreisezahlungen. Unsere Technologie in Kombination mit dem Fachwissen von Intertours schafft eine einfach zu bedienende, sichere und digitale Zahlungslösung."

Florian Thiel, Head of Partnerships bei Pliant
"Die Einführung von ‚Intertours Pay‘ mit unserer Cards-as-a-Service-Lösung ist ein wichtiger Schritt, um Geschäftsreiseausgaben weltweit einfacher und sicherer zu machen. Noch dazu ist die Lösung ein gutes Beispiel für den partnerschaftlichen Ansatz, bei dem die Bedürfnisse des Kunden im Mittelpunkt stehen.”

KI-gestützte Lösungen für effizientes Travel Management

Die Intertours Content AI ist mehr als nur eine weitere Softwarelösung; sie ist ein KI-gestütztes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, schneller und effizienter Inhalte zu erstellen. "Die Content AI ist ein Paradebeispiel für die Anwendung von künstlicher Intelligenz im Travel Management. Sie ermöglicht es Unternehmen, in kürzester Zeit qualitativ hochwertige, firmenspezifische Dokumente zu erstellen", sagt Marc Will, geschäftsführender Gesellschafter bei Intertours.

Innovationskraft als Markenzeichen

"Intertours steht für Innovation. Die Einführung der Content AI ist ein weiterer Meilenstein in unserer Geschichte und unterstreicht unser Bestreben, stets an der Spitze der technologischen Entwicklung zu stehen", ergänzt Marc Will. Die Plattform ist das Ergebnis intensiver Entwicklung und zeigt, wie Intertours KI-Technologie nutzt, um reale Geschäftsprobleme zu lösen.

Schnelle und präzise Erstellung von Reiserichtlinien und mehr

Die Intertours Content AI ist nicht nur auf Reiserichtlinien beschränkt. Sie kann eine Vielzahl von textbasierten Inhalten generieren, die für das operative Travel Management unerlässlich sind. "Unsere KI-Technologie kombiniert den Input der Nutzer mit unserem umfangreichen Know-how im Travel Management, um maßgeschneiderte Inhalte in Rekordzeit zu liefern", erklärt Marc Will.

Die Intertours Content AI ist mit beschränkten Umfang kostenfrei nutzbar.

Der psychologische Preis

Die Vorkasse kann eine erhebliche psychologische Belastung für Mitarbeiter darstellen. Die Unsicherheit und der Stress, die mit der Vorfinanzierung von Geschäftsreisen verbunden sind, können die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter beeinträchtigen. Dies ist eine "weiche" Kosten, die oft übersehen wird, aber dennoch erhebliche Auswirkungen haben kann.

Verzögerungen und Fehler: Ein Nährboden für Ineffizienz

Die Verwaltung der Vorkasse und die anschließende Rückerstattung sind oft mit Verzögerungen und Fehlern behaftet. Jeder Fehler, sei es ein verlorenes Beleg oder ein Rechenfehler, kann den Rückerstattungsprozess verzögern und zusätzliche Arbeitsstunden für die Korrektur erfordern. Diese ineffizienten Prozesse sind eine versteckte Kosten, die sich im Laufe der Zeit summieren können.

Liquiditätsengpässe und finanzielle Risiken

Für kleinere Unternehmen oder Start-ups kann die Vorkasse durch Mitarbeiter zu Liquiditätsproblemen führen. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Geschäftsreise sind und hohe Beträge vorstrecken müssen, kann dies die finanzielle Stabilität des Unternehmens gefährden. Dies ist ein Risiko, das oft übersehen wird, aber ernsthafte Konsequenzen haben kann.

Die versteckten Kosten der Mitarbeiterfluktuation

Unzufriedene Mitarbeiter sind eher geneigt, das Unternehmen zu verlassen. Die Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter sind erheblich und sollten als versteckte Kosten der Vorkasse betrachtet werden. Ein unzufriedener Mitarbeiter ist nicht nur weniger produktiv, sondern kann auch weitere Teammitglieder demoralisieren, was zu einer Kettenreaktion der Unproduktivität führen kann.

Die Lösung: Intertours Pay

Intertours Pay bietet eine effektive Lösung für die versteckten Kosten der Vorkasse. Durch die Eliminierung der Notwendigkeit für Mitarbeiter, Ausgaben vorzufinanzieren, reduziert Intertours Pay den administrativen Aufwand, minimiert Fehler und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit. Es ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Fazit

Die Vorkasse bei Geschäftsreisen ist wie ein Eisberg: Was Sie sehen, ist nur die Spitze. Die versteckten Kosten können erheblich sein und sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen schädlich sein. Es ist an der Zeit, dieses Problem ernst zu nehmen und proaktive Schritte zur Minimierung dieser versteckten Kosten zu unternehmen. Intertours Pay bietet eine effektive und effiziente Lösung, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden.

Marc Will, der geschäftsführende Gesellschafter von Intertours, betont: „Die Einführung von ‚Expense‘ ist ein wesentlicher Meilenstein in unserer Mission, die Komplexität im Travel Management für unsere Kunden zu reduzieren. Viele Unternehmen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl von Ansprechpartnern zu koordinieren, um Geschäftsreisen zu organisieren und abzurechnen. ‚Expense‘ bietet daher die Möglichkeit, neben der Nutzung der Reisekostenabrechnungssoftware, die Prüfung der Reisekosten an Intertours auszulagern. Damit reduzieren wir die Anzahl der benötigten Ansprechpartner deutlich und vereinfachen den gesamten Prozess.“

Die Kombination aus „Expense“ und der „Travel“-Plattform von Intertours ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Prozess von der Buchung der Geschäftsreise bis zur Abrechnung effizient und transparent zu gestalten. Mit der Option, die Prüfung der Reisekosten an Intertours auszulagern, bietet das Unternehmen zudem eine einzigartige Dienstleistung, die zusätzlich zur Entlastung der internen Ressourcen beiträgt.

„Unser ganzheitlicher Ansatz ermöglicht es den Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während wir uns um die Details des Reisemanagements kümmern. Mit ‚Expense‘ bieten wir eine Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten ist und die Effizienz in einem kritischen Geschäftsbereich steigert“, so Marc Will weiter.

Intertours setzt mit „Expense“ seinen konsequenten Kundenfokus fort und unterstreicht einmal mehr seine Rolle als verlässlicher Partner im Bereich des Travel Managements.

Für weitere Informationen über „Expense“ oder andere Services von Intertours, besuchen Sie bitte die Website https://intertours.de oder kontaktieren Sie:

Pressekontakt:
Marc Will
+49 69 20747
info@intertours.de
Hanauer Landstr. 172, 60314 Frankfurt am Main