Gemeinsam mit der Kreativagentur explizit Werbeagentur aus Braunschweig hatte sich event it bei einem mehrstufigen Pitchprozess gegen weitere namhafte Agenturen für die ID. Buzz Experience durchgesetzt. Während explizit die Produktshow sowie den Content- und Kreativpart im Rahmen des Businessmeetings konzipierte und umsetzte, zeichnete sich event it als Leadagentur für die ganzheitliche Steuerung aller Prozesse verantwortlich. Darunter fiel auch die Location-Auswahl, der Einkauf, die technische Planung mit adhoc sowie die Gewerke-Ausschreibungen und -Beauftragungen in Abstimmung mit Volkswagen Nutzfahrzeuge. Das Veranstaltungspersonal bestehend aus rund 20 Hosts und Hostessen wurde ebenfalls durch event it gestellt und begleitete die Gäste über den Veranstaltungszeitraum hinweg beim Entdecken des neuen ID. Buzz.

Kopenhagen gilt als ein Paradebeispiel für innovative und nachhaltige Stadtentwicklung. Die dänische Hauptstadt will bis 2025 CO2-neutral sein und arbeitet mit zahlreichen Projekten und Initiativen daran, die Emissionen der Stadt kontinuierlich zu senken, ohne die hohe Lebensqualität der Bewohner*innen zu beeinträchtigen. Damit war die europäische Vorreiterstadt im Kontext Umwelt- und Klimabewusstsein der ideale Standort für die ID. Buzz Experience von Volkswagen Nutzfahrzeuge.

Über 4.700 internationale Gäste fuhren während der Veranstaltungslaufzeit mit dem ID. Buzz durch die dänische Landschaft und durften sich ein eigenes Bild vom umwelt- und ressourcenschonenden Fahrerlebnis des neuen Modells machen. Neben Deutschland waren auf dem Event weitere europäische Länder wie Norwegen, Polen und Frankreich sowie außereuropäische Länder wie Mexiko, Japan und Südafrika durch ihre Händler*innen vertreten. Auch Großkunden aus aller Welt kamen nach Kopenhagen, um an der ID. Buzz Experience teilzunehmen.

Der Event lief in 35 Wellen ab. Jeden Tag fanden sich rund 200 Gäste im Scandic Strandpark Hotel ein und bekamen innerhalb der folgenden 24 Stunden die relevanten Informationen zum neuen Produkt und konnten an Workshops und Testfahrten rund um den ID. Buzz teilnehmen. Das Vilhelm Lauritzen Terminal des Kopenhagener Flughafens bot mit dem Hangar 145 eine beeindruckende Kulisse und ausreichend Platz für die geplanten Programmpunkte. Zwar steht das Terminal heute unter Denkmalschutz und wird als königliches Empfangsgebäude genutzt, für den Zeitraum der Veranstaltung wurden die Staatsempfänge allerdings verlegt, sodass im Terminal die Workshops und Produktshows der ID. Buzz Experience durchgeführt werden konnten.

Ein gleichermaßen interessanter wie emotionaler Höhepunkt des Events war die Überfahrt der Öresundbrücke als Teil der Driving Experience Strecke mit dem ID. Buzz. Exakt 6.676 Überfahrten sind während der Veranstaltung über die sieben Kilometer lange Brücke, die Dänemark und Schweden miteinander verbindet, getätigt worden. Am Abend wartete schließlich der Meatpacking District auf die Gäste. Das Künstler-, Kneipen- und Start-up-Viertel ist das ehemalige Zuhause der Fleischindustrie in Kopenhagen. Heute zählt als Szeneviertel als Melting Point von Street Food und Nachtleben und bot den Gästen der ID. Buzz Experience eine atmosphärische Eventlocation für die Abendveranstaltung.

Nach sechswöchiger Veranstaltungsdauer endete auch für die jeweils rund 150 Crew-Mitglieder die ID. Buzz Experience, die sich über durchweg begeisterte Statements der Teilnehmer*innen freuen konnten. Fazit: Auch das Nutzfahrzeug-Geschäft ist nach wie vor emotional. Der Event lieferte dafür einen angemessenen Beweis.

Die Unternehmensgeschichte der Körting Hannover GmbH reicht zurück bis 1871 und bot damit die Basis für das Event-Konzept. Gründer waren Ernst und Berthold Körting. Heute ist das weiterhin familiengeführte Unternehmen weltweit vertreten.

Cora Liebig, Creative Director von event it, die das Eventkonzept federführend erstellte, über das Kreativkonzept der Veranstaltung: „Zu ihrem 150. Jubiläum druckte Körting Hannover ein Jubiläumsbuch, das nicht nur die Geschichte des Unternehmens erzählt, sondern geradezu eine Verkörperung des Wir-Gefühls darstellt, das sich durch das gesamte Unternehmen zieht. Wir haben dieses Jubiläumsbuch als Kern und Ankerpunkt der Veranstaltung in ein ganzheitliches Eventkonzept einfließen lassen. Das Motto ‚Wir feiern Familie‘ sollte in jedem einzelnen Detail der Jubiläumsfeier erlebbar werden und den perfekten Rahmen bilden, um die langjährige Tradition des Familienunternehmens angemessen zu feiern.“

Zu den Besonderheiten des Events zählte unter anderem die Eventlocation: die Körting-eigene Werkhalle im Herzen von Hannover-Linden. Für eine Jubiläumsfeier „im eigenen Zuhause“ musste dort, wo jahrzehntelang schwere Fertigungsanlagen zur Herstellung von Strahlpumpen und Vakuumtechnik ihre Arbeit taten, Platz geschaffen werden, was insbesondere für die Projektleitung von event it zur Herausforderung wurde. Für die Nutzung der Werkhalle als Eventlocation musste beispielsweise ein rund 60 Seiten umfassender Nutzungsänderungsantrag gestellt werden – passend für bis zu 900 Gäste inklusive Veranstaltungspersonal. Erforderlich war auch die Installation einer Evakuierungsanlage sowie das Einreißen einer Wand, um eine breitere Tür einbauen zu lassen und damit Fluchtwegbreiten einhalten zu können. Die Werkhalle von knapp 3.000 qm wurde noch während des Produktionsbetriebs geräumt. Für den Veranstaltungszeitraum wurde die Produktion schließlich vorübergehend eingestellt. Sowohl Kunde als auch event it zeigten sich gegenüber diesen Hindernissen zuversichtlich und sorgten gemeinsam für die erfolgreiche Umsetzung aller geplanten Kompensationsmaßnahmen.

Bei der Gestaltung der Eventfläche in der Werkhalle gelang den Verantwortlichen ein hochwertiges und wertschätzendes Gala-Ambiente. Fertigungsstücke aus der eigenen Produktion von Körting wurden thematisch passend auf Regalen, der Bühne oder inmitten der Veranstaltungsfläche einbezogen und betonten als spannender Kontrast zur Dekoration Identität und Herkunft des Unternehmens. „Wir haben unser logistisches Know-how eingesetzt, um aus einer Werkhalle eine voll funktionstüchtige Event-Location zu machen“, so Cora Liebig.

Ein weiteres Kernelement des Abends war die Galerie, die zugleich auch das Keyvisual der Veranstaltung darstellte. Die Idee war, alle Mitarbeitenden von Körting gemeinsam abzubilden und zum Familienfoto zu machen. Dafür wurden die Mitarbeiterporträts aus dem Jubiläumsbuch auf den gestalterischen Elementen des Abends miteinander kombiniert, sodass sich alle Mitarbeitenden an der einen oder anderen Stelle wiederfinden konnten. Das Keyvisual zog sich damit durch alle Event-Bereiche von der Einladungskarte bis zum Motion Design vor Ort.

Einen weiteren Akzent setzte event it mit der Dinner-Show, moderiert im Late-Night-Format von dem Kabarettisten, Musiker und Moderator Matthias Brodowy.

„Wir feiern das WIR!“ – dieser Claim zog sich beim Firmenjubiläum als roter Faden durch Konzeption und Ausgestaltung des Events, welches als Sommerfest mit rund 3.500 Gästen im Stadtpark Hannover stattfand. Nach den herausfordernden Jahren der Pandemie, die vor allen den Mitarbeitenden in den Filialen viel abverlangt haben, war eine Veranstaltung gewünscht, die durch Vielfalt und Freiheit geprägt war. Vielfalt durch ein Füllhorn an Optionen und Angeboten beim Catering und der Unterhaltung. Freiheit und Selbstbestimmung durch Programmpunkte ohne Verpflichtung. Sich wieder persönlich begegnen, gemeinsam sprechen und miteinander feiern, wie jeder es gerne möchte – das stand im Zentrum der Veranstaltung.

Dafür gab es viele Highlights – angefangen beim Showprogramm über den Streetfood-Markt mit Spezialitäten aus allen Herkunftsländern der ROSSMANN Mitarbeitenden bis zur Präsentation der Firmenhistorie aus fünf Jahrzehnten.

Langjährige Partner des Unternehmens präsentierten sich mit interaktiven und speziell auf das Firmenjubiläum ausgerichteten Eventmodulen – wie zum Beispiel Lego oder Beiersdorf.

Beim prominent und hochkarätig besetzten Bühnenprogramm traten bekannte Wegbegleiter des Unternehmens auf, darunter die Ehrlich Brothers und Johannes Oerding.

Das Konzept des Events entwickelte event it gemeinsam mit ROSSMANN und nutzte dafür alle Leistungsbereiche der Agentur. Die Event-Unit verantwortete Konzeptionierung, Planung und Umsetzung der Jubiläumsveranstaltung des Drogerieunternehmens. Die Gästemanagement-Unit übernahm das ganzheitliche Einladungsmanagement im Vorfeld und vor Ort. Dafür konzipierte sie eine spezielle Anmeldeseite, betreute den Anmeldeprozess mit ihrer eigenen Event-Software und am Veranstaltungstag den reibungslosen Check-In per QR-Code.

event it übernahm zudem das Hotelmanagement für 2.100 Gäste, die in unterschiedlichen Hotels untergebracht wurden und organisierte die Shuttles zur Location.

Last but not least sorgte die Personal Unit von event it mit 60 Host*essen für eine optimale Gäste-Betreuung vor Ort.

Für die Realisierung arbeitete die Agentur bevorzugt mit regionalen Partnern wie Exposive für die technische Umsetzung, MILLES FLEURS für die Dekoration und DER PARTYLÖWE für das Catering und die Umsetzung des Streetfood-Konzepts zusammen. PARTYRENT und EVENT MIET SERVICE unterstützten das Projekt mit dem passenden Mobiliar. Für die Full-Service-Agentur event it war das Jubiläum die erste Zusammenarbeit mit dem Unternehmen ROSSMANN: „Wir freuen uns ganz besonders, dass wir mit der ganzheitlichen Umsetzung dieser Großveranstaltung unsere umfangreichen Möglichkeiten ins Spiel bringen konnten", so event it Vorstand Markus Scheele.

Unter dem Motto „Der neue Caddy – 5. Generation | work, life – unlimited“ fand die Vorstellung im Oktober 2020 vor nationalen und internationalen Pressevertretern in Oberbayern statt. Die Gäste bekamen vor Ort in sechs Veranstaltungswellen die Möglichkeit, den Caddy 5 ausgiebig dynamisch zu testen. Zudem wurden Workshops mit VWN-Experten angeboten sowie eine abendliche Pressekonferenz mit Vorstandsbeteiligung. Volkswagen Nutzfahrzeuge zeigte bei diesem Event einen Klassiker in neuem, modernen, der Zeit angepassten Design als eine Fahrzeugvariante für alle, die einen flexiblen Pkw mit viel Raum suchen und ein Modell, das aus dem Nutzfahrzeugbereich mitten ins Leben gerückt ist. Die Einbindung zahlreicher Start-Up-Unternehmen in der Region eröffnete den weit über 200 internationalen Medienvertretern zudem zahlreiche Anknüpfungspunkte für ein interessantes ‚story telling‘ rund um Marke und Modell.

Bei der dynamischen Presse-Fahrzeugpräsentation des Caddy 5 zeichnete sich die event it AG als Lead-Agentur auch verantwortlich für die kreative Konzeption des Projekts. Der konzeptionelle Schwerpunkt der Full-Service-Agentur lag auf der Erarbeitung eines umsetzungssicheren Konzepts mit Blick auf die Covid-19-Pandemie. „Für uns war unmittelbar klar“, so event it Vorstandsvorsitzender Markus Scheele, „dass in dieser speziellen Situation ein planungssicheres Konzept an einem Ort in Deutschland im Fokus stehen muss. In Kombination mit unserem fundierten Hygienekonzept konnten wir uns damit im Pitch durchsetzen.“ Es freue ihn und stimme ihn zuversichtlich, so Markus Scheele, „dass wir zu Hochzeiten der Pandemie eine für Gäste und Mitarbeiter sichere Veranstaltung durchführen konnten, die zudem noch alle vom Kunden gesetzten Ziele erfüllte.“

In das Leistungsangebot der event it AG fiel auch die Entwicklung und Umsetzung eines komplexen Hygienekonzeptes für Gäste und Crew. Bereits im Rahmen der Pitches wurde durch zertifizierte inhouse-Hygieneberater ein umfangreiches Konzept erarbeitet und eingereicht. Nach Beauftragung konnte auf dieser Basis weitergearbeitet und eine erfolgreiche Umsetzung in Zeiten der Pandemie sichergestellt werden. Das Konzept setzte bei der Anreise an und reichte über die kontaktlose, digitale Akkreditierung und den Cateringbestellprozess bis hin zur Aufbereitung der Testfahrzeuge und die Abreise der Teilnehmer.

Speziell beim Catering überzeugte event it mit seiner IT-Kompetenz. Hier kam ein eigens entwickeltes digitales Bestellsystem zum Einsatz, das die Gäste außerordentlich gut bewerteten. Per Scan des individuellen Barcodes auf dem Tisch, konnte der Gast mittels eigenem Smartphone auf der digitalen Menükarte Speisen- und Getränke auswählen. Die Bestellung kam per Bondrucker an der jeweiligen Cateringstation an, wurde entsprechend bearbeitet und durch das Servicepersonal kontaktlos zum Gast an den Tisch geliefert.

Zu den Aufgaben und Herausforderungen des Projekts gehörte sowohl die Entwicklung einer Leitidee und eines Raum- und Cateringkonzepts als auch die Erarbeitung eines Fahrprogramms auf attraktiven Teststrecken. Außerdem betreute die event it AG das Teilnehmermanagement, stellte Hostessen zur Verfügung und verantwortete die Fahrzeug- und Gästelogistik ebenso wie die Koordination der Gewerke und ihre Steuerung. „Bei diesem komplexen Projekt konnten wir unser Leistungsportfolio ausspielen und alle Geschäftsbereiche der event it AG involvieren“, so Markus Scheele.

Doch die Corona-Pandemie und die daraus resultierenden Konsequenzen zwangen auch die Veranstalter der APK zu einer Neukonzeptionierung. Ursprünglich war die Konferenz für den 19. Oktober 2020 in Tokio vorgesehen, aufgrund der Pandemie-bedingten Reisebeschränkungen war dies nicht mehr möglich. Daher fand die APK erstmalig online und ausschließlich digital statt. Die Konferenz wurde aus dem Haus der Deutschen Wirtschaft in Berlin gesendet und vom Asien-Pazifik-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft (APA) organisiert.

Verantwortlich für die Konzeption und Umsetzung der APK digital zeichnete sich die Full-Service-Agentur event it AG. Zu den Aufgaben gehörte neben der technischen Umsetzung und Studioplanung auch das Speaker- und Sponsorenmanagement sowie die Unterstützung bei der Betreuung der Social-Media-Kanäle zum Event.

Das Teilnehmer- und Kommunikationsmanagement zählte ebenfalls zu den Herausforderungen von event it bei diesem Projekt. Durch die Implementierung eines Shops mit zwei Ticketvarianten konnte die IT-Unit des Unternehmens das Teilnehmer- und Kommunikationsmanagement erfolgreich umsetzen. Die aus Berlin live gestreamte Konferenz fand dann auf einer von event it eigens dafür konzipierten Eventpage mit leistungsfähigen Möglichkeiten für Kommunikation und Networking statt.

Der Erfolg der ersten APK digital drückt sich auch in Zahlen aus: Mit mehr als 800 Teilnehmern und insgesamt 17 hochrangigen Sprechern*innen aus Asien, Deutschland und der EU, darunter Bundeskanzlerin Angela Merkel und der Bundesminister für Wirtschaft und Energie, Peter Altmaier, erfuhr die erste digitale Asien-Pazifik Konferenz einen ebenso hohen Zuspruch wie ihre früheren physischen Veranstaltungen.