Dokumentenaustausch im Bauwesen: Ein tägliches Sicherheitsproblem

Wer in der Baubranche arbeitet, kennt die Situation: Pläne wandern per E-Mail hin und her, Freigaben werden über private Messenger-Dienste eingeholt, und vertrauliche Ausschreibungsunterlagen landen auf Filesharing-Plattformen, deren Betreiber irgendwo in der Welt sitzen. Die Folgen sind bekannt – mangelnde Versionskontrolle, fehlende Nachvollziehbarkeit und im schlimmsten Fall ein Datenschutzverstoß.

Das Poi3D-Portal setzt an genau diesem Punkt an. Entwickelt vom Nürnberger Software-Haus CADMAI, ermöglicht es eine strukturierte, verschlüsselte und vollständig kontrollierbare Zusammenarbeit auf Basis von 2D- und 3D-Dokumenten – direkt im Webbrowser, ohne Installation zusätzlicher Software.

Arbeitsgruppen als Herzstück der Kollaboration

Das zentrale Organisationsprinzip von Poi3D sind projektspezifische Arbeitsgruppen. Ein Projektverantwortlicher legt eine Arbeitsgruppe an und lädt gezielt jene Personen ein, die Zugriff auf die hinterlegten Dokumente erhalten sollen – sei es der Statiker, die Haustechnikfirma oder der Bauherr selbst. Nur Mitglieder einer Arbeitsgruppe können die dort abgelegten Dokumente einsehen und bearbeiten. Nicht autorisierte Personen haben keinerlei Zugriff.

Unterstützt werden sowohl dreidimensionale Modelle in gängigen CAD- und BIM-Formaten wie IFC, STEP, 3DXML und JT als auch zweidimensionale Dokumente wie PDF-Pläne, TIFF-Dateien und Bilder. Architekten können damit beispielsweise ein vollständiges IFC-Gebäudemodell in das Portal laden und es gemeinsam mit Tragwerksplanern und Haustechnikern in einer einzigen, zentralen Arbeitsumgebung besprechen.

Anmerkungen, Instruktionen und Zusatzdateien direkt am Modell

Der eigentliche Mehrwert von Poi3D liegt in der Möglichkeit, Informationen direkt an einem Dokument oder Modell zu verankern. Alle Beteiligten können an exakt definierten Stellen im 2D-Plan oder im 3D-Modell Anmerkungen hinterlassen – als Text, als Bild oder als hervorgehobener Bereich. So bleibt klar, welcher Kommentar sich auf welches Bauteil bezieht.

Über Anmerkungen hinaus lassen sich Instruktionen für bestimmte Komponenten definieren – etwa Montage- oder Wartungshinweise, die sich auf konkrete Positionen im 3D-Modell beziehen und durch Animationen ergänzt werden können. Auch Zusatzdateien wie Statik Berechnungen, Ausführungspläne oder Besprechungsprotokolle lassen sich direkt an ein Hauptdokument anhängen und bei Bedarf mit einzelnen Bauteilen verknüpfen. Ergänzend können Messungen in 2D und 3D direkt im Portal durchgeführt werden, um Abstände, Radien und Winkel zu ermitteln.

Ausschreibungen strukturiert und sicher organisieren

Besonders praktisch ist die Nutzung von Poi3D für Ausschreibungsverfahren. Auftraggeber – ob Architekturbüro, Generalunternehmer oder Immobilienverwaltung – können die Ausschreibungsunterlagen wie Leistungsverzeichnisse, 3D-Modelle und Rahmenbedingungen zentral im Portal bereitstellen. Für jeden Bieter wird eine separate Arbeitsgruppe angelegt, in der ausschließlich der Auftraggeber und der jeweilige Bieter Zugriff haben.

Der Bieter kann seine Angebotsdokumente in diese geschützte Arbeitsgruppe hochladen; der Auftraggeber hat dann Einsicht in alle eingereichten Unterlagen, während die Bieter untereinander keine Informationen einsehen können. Ergänzend ist die direkte Kommunikation über Chat, E-Mail und Videocalls innerhalb des Portals möglich – Rückfragen zur Ausschreibung bleiben so dokumentiert und nachvollziehbar.

Virtual Reality, Augmented Reality und der Digitale Zwilling

Poi3D bietet darüber hinaus Funktionen, die weit über das reine Dokumentenmanagement hinausgehen. Architekten können für ihre Bauherren sogenannte VR-Aussichtspunkte definieren – virtuelle Standpunkte im Gebäudemodell, von denen aus der Kunde einen räumlichen Eindruck des geplanten Gebäudes gewinnt, noch bevor der erste Spatenstich erfolgt.

Im Augmented-Reality-Modus lässt sich das 3D-Modell mit dem realen Kamerabild des Mobilgeräts überlagern – praktisch beispielsweise auf der Baustelle, um geplante Leitungsverläufe oder Einbaulagen direkt in der Realität zu beurteilen. Gleichzeitig schafft Poi3D die Grundlage für einen digitalen Zwilling: Sensordaten aus der Gebäudeautomation – etwa Temperatur- oder Druckwerte – lassen sich über Standardschnittstellen sowie Konnektoren zu Microsoft Azure IoT Hub und AWS IoT Core direkt im 3D-Modell oder im 2D-Dokument anzeigen.

Kommunikation innerhalb der Arbeitsgruppe – auch ohne Dokumentenbezug

Nicht jede Information, die ein Projektteam austauschen muss, lässt sich sinnvoll an einem konkreten Plan oder Modell verankern. Terminfragen, Freigabeentscheidungen, Koordinationshinweise oder kurze Statusmeldungen entstehen im laufenden Betrieb – und landen häufig in privaten E-Mail-Postfächern oder auf externen Messenger-Diensten, wo sie weder zentral verfügbar noch vollständig kontrolliert sind.

Poi3D adressiert diesen Bedarf mit zwei integrierten Kommunikationsebenen. Innerhalb jeder Arbeitsgruppe steht eine direkte Chat-Funktion zur Verfügung, über die Mitglieder Nachrichten, Bilder und Dateien austauschen können – unabhängig davon, ob gerade ein Dokument geöffnet ist. Ergänzend lassen sich E-Mails an einzelne Gruppenmitglieder versenden und Videocalls durchführen, ohne die Plattform zu wechseln. Push-Benachrichtigungen informieren die Beteiligten unmittelbar, wenn neue Beiträge oder Dokumentänderungen vorliegen.

Poi3D Talk Flow: Der eigene Messenger für das gesamte Unternehmen

Für eine noch weitergehende, vom einzelnen Dokument vollständig losgelöste Teamkommunikation bringt Poi3D den integrierten Messenger Talk Flow mit. Talk Flow funktioniert ähnlich wie WhatsApp, läuft aber ausschließlich innerhalb der eigenen, kontrollierten Infrastruktur. Gruppen-Chats, Datei-Sharing, Telefon- und Videotelefonie sowie E-Mail-Kommunikation sind möglich – jeweils im Rahmen dedizierter Arbeitsgruppen, von denen beliebig viele parallel betrieben werden können.

Damit können Architekturbüros, Baufirmen oder Immobilienverwaltungen einen vollständig eigenen, firmenspezifischen Messenger-Dienst betreiben – ohne dass Gesprächsinhalte, Fotos von der Baustelle oder freigegebene Dokumente jemals die eigene Infrastruktur verlassen. Talk Flow ist als Progressive Web App realisiert und lässt sich sowohl im Desktop-Browser als auch als App auf iOS- und Android-Geräten nutzen.

Ergänzend können externe KI-Bots – etwa auf Basis von ChatGPT oder vergleichbaren Sprachmodellen – in Gruppen-Chats eingebunden werden, um Fragen direkt im Gesprächsverlauf zu beantworten.

Vollständige Datenkontrolle: Das Portal selbst betreiben

Für Unternehmen, die eine maximale Unabhängigkeit und vollständige Kontrolle über ihre Projektdaten anstreben, bietet Poi3D die Möglichkeit des Self-Hosting. Das Portal kann auf der eigenen IT-Infrastruktur oder auf einem dedizierten Server betrieben werden – eine Option, die gerade für Architekturbüros mit sensiblen Kundendaten, für kommunale Bauverwaltungen oder für Immobiliengesellschaften relevant ist.

Alternativ stehen ein allgemeines öffentliches Portal unter poi3d-portal.com sowie gehostete Kundeninstanzen unter mypoi3d.com zur Verfügung, bei denen der Kunde die Benutzerverwaltung selbst übernimmt. Eine kostenfreie Einsteigerversion mit zwei Benutzern und einem Administrator kann unter mypoi3d.com heruntergeladen werden.

Die Kommunikation zwischen Browser und Server sowie die Dokumentenanhänge können dabei vollständig verschlüsselt werden. Das Portal wurde konsequent nach dem Grundsatz ‚Privacy by Design‘ entwickelt und kommt ohne Cookies aus – ein klarer Vorteil im Hinblick auf die DSGVO-Konformität.

Fazit: Digitale Zusammenarbeit ohne Kontrollverlust

Poi3D schließt eine Lücke, die in der Baubranche seit Jahren besteht: eine leistungsfähige, browserbasierte Kollaborationsplattform für 2D- und 3D-Dokumente, die keine Kompromisse bei Datensicherheit und Unabhängigkeit eingeht. Für Architekten, die ihre Kunden schon in der Planungsphase interaktiv einbinden wollen, für Bauleiter, die auf der Baustelle per Mobilgerät auf aktuelle Pläne zugreifen müssen, und für Baufirmen, die Ausschreibungen professionell organisieren möchten, bietet das Portal eine durchdachte und sofort einsetzbare Lösung.

Besonders die Kombination aus strukturiertem Dokumentenmanagement, integrierter Kommunikation über Talk Flow und der Option, das gesamte System im eigenen Rechenzentrum zu betreiben, hebt Poi3D von gängigen Cloud-Diensten ab. Wer in der Bauwirtschaft tätig ist und endlich die Kontrolle über seine Projektdaten zurückgewinnen möchte, findet unter poi3d.com einen ersten Überblick.

Download: My Poi3D

Whitepaper: WhitepaperDe.pdf